Digitaliseringsgapet: finns det ett A- och B-lag bland dagens ekonomiavdelningar?

Om du vill djupdyka i benchmarks och analyser från hela undersökningen kan du ladda ner och läsa CFO-rapporten här.

Fakturering och betalning: stegen som är mest och minst automatiserade

Undersökningen, som genomfördes av Novus på uppdrag av Billogram, visar att de flesta av landets ekonomiavdelningar har uppnått en hög grad av automatisering av sin faktura- och betalningshantering. Framför allt när det gäller de tidiga stegen av processen, som fakturaskapande och -distribution. Påminnelse- och kravhantering, liksom rapportering och analys, verkar däremot fortfarande hanteras åtminstone delvis manuellt. Men det finns en grupp som har halkat efter: 14% uppger att deras processer för att skapa och distribuera fakturor inte är automatiserade alls.

Visa tabell:

Legacysystem vs “born digital”

Det verkar alltså finnas stora skillnader mellan olika ekonomiavdelningar när det kommer till effektiv fakturering. Vad kan det här gapet bero på?

Magnus Ekenstam, Value Engineering-expert på Billogram, har lång erfarenhet av att hjälpa företag i olika branscher att optimera sina interna processer kring fakturering och betalningshantering. Han menar att en stor del av gapet beror på skillnader i hur företagens systemflora är uppbyggd.

– Framför allt äldre företag kämpar ofta med trögrörliga legacysystem och on-premise-lösningar. De försöker ibland modernisera genom att bygga ihop nya lösningar med sina gamla system, vilket sällan blir särskilt lyckat. Men eftersom IT har fullt upp med andra, mer prioriterade projekt får ekonomiavdelningen hanka sig fram med vad de ser som “good enough”.

Kontrasten är skarp mot den andra änden av skalan:

– Här har vi bolagen som är tillräckligt nya för att vara “born digital”. De har redan från start kunnat byggt upp en agil och effektiv digital infrastruktur, ofta med SaaS-lösningar. Ett tydligt exempel är elutmanaren Rebel, som har en uttalad strategi att undvika legacy.

Fakturakörningen tar mindre än en dag – eller en hel arbetsvecka

Digitaliseringsgapet märks också på hur lång tid det tar att genomföra en typisk fakturakörning. Medan drygt hälften av ekonomicheferna i undersökningen uppger att det tar mindre än en dag svarar nästan var fjärde att fakturakörningen kräver minst tre dagar. För 7% överskrider processen fem dagar, vilket innebär att körningen sträcker sig över en hel arbetsvecka.

Visa tabell:

“En halv miljon fakturor på några timmar är inga konstigheter idag”

Hur snabb är egentligen en snabb fakturakörning? Magnus konstaterar att upplevelsen av effektivitet beror på vad man jämför med:

– Jag har sett exempel på äldre bolag som har gått från en fakturakörning på mer än en vecka till att klara av det på två till fem dagar. Det är såklart en stor förbättring för dem. Men det är ändå rena stenåldern om man jämför med att köra en halv miljon fakturor på några timmar, vilket inte är några konstigheter med dagens moderna lösningar.

Magnus beskriver vad som kan få fakturakörningen att dra ut på tiden:

– Traditionellt har fakturering handlat om stora, filbaserade batch­körningar. All data skickas samtidigt och minsta fel stoppar hela processen. Det innebär tidskrävande felsökning, risk för kreditering av hela körningar samt en stressad kundservice som eventuellt får ta emot onödiga samtal.

Men det finns sätt att slippa dessa frustrerande bromsklossar, fortsätter han:

– Med en modern, API‑baserad fakturaplattform blir flödet betydligt mer robust. Om ett fåtal fakturor innehåller felaktig data behöver du inte dra i nödbromsen för resten av processen. De korrekta fakturorna går iväg som planerat, medan de problematiska fångas upp i realtid och hanteras parallellt, exempelvis automatiskt via fördefinierade workflows. Resultatet är att din kundstock slipper störningar, serviceteamet avlastas och kassaflödet rullar på utan avbrott.

Ineffektiv fakturering = hinder för tillväxt

Förutom att bespara medarbetarna på ekonomiavdelningen stora mängder tid och frustration – vad vinner företagen på att effektivisera sin fakturahantering? Ett sätt att svara på frågan är att vända på steken och visa på riskerna med att låta bli. Hämmad tillväxt, till exempel.

– Ditt företag kan ha ambitiösa planer på att skala upp verksamheten, etablera er på nya marknader och utveckla nya produkter. Men så upptäcker ni att systemen för fakturering och annan ekonomihantering inte går att anpassa utan att det skulle kräva ett massivt IT-projekt. Och då skrotar ni planerna. Eller genomför dem ändå, med en nödlösning som bara ökar komplexiteten i systemfloran ännu mer.

Det här leder oss osökt vidare till en annan stor utmaning som ekonomicheferna i undersökningen lyfter fram: bristande systemintegrationer. För om deras olika affärs- och ekonomisystem inte kan kommunicera sömlöst med varandra – hur ska ekonomiavdelningarna kunna dra nytta av all den effektiviseringspotential de ser med AI-verktyg och andra innovationer? Missa inte artikeln Ropen skalla, bättre integrerade ekonomisystem åt alla, där Magnus delar med sig av goda råd för hur du kan uppgradera företagets systemflora – utan att dra igång ett massivt IT-projekt.

Glöm inte att ladda ner och läsa hela CFO-rapporten

Hur står sig ditt företags ekonomiavdelning mot andras när det kommer till effektivitet, digitalisering och automatisering? CFO-rapporten ger dig benchmarks från fler än 200 ekonomichefer.

Ladda ner CFO-rapporten