Bättre integrerade ekonomisystem: så lyckas du

Ekonomiavdelningarna vill effektivisera, och AI kommer att lösa allt. Eller? En stor undersökning visar att dagens ekonomichefer har höga förväntningar på AI, men att manuella processer och bristande systemintegrationer utgör hinder på vägen. Går det att uppgradera din systemflora för att skapa sömlösa dataflöden och dra nytta av AI-utvecklingen – utan att knäcka IT-avdelningen på kuppen? Jo, faktiskt. Magnus Ekenstam, expert på Value Engineering, förklarar hur.

Automatiseringen av ekonomiarbetet har kommit en god bit på väg i många företag – även om digitaliseringsgapet är stort mellan dem som ligger i framkant och dem som halkat efter. Detta framkommer i en undersökning bland fler än 200 ekonomichefer, genomförd av Novus på uppdrag av Billogram. 

Undersökningen visar även att det finns områden där ekonomichefer i digitaliseringens framkant ser möjligheter till ytterligare effektivisering. Det gäller framför allt rapportering, analyser, budgetering och prognoser; processer som också uppges ta mest tid i anspråk på avdelningarna idag.

Tips: Ladda ner och läs CFO-rapporten för att få benchmarks, insikter och analyser från undersökningen.

CTA-knapp:

Ladda ner CFO-rapporten

AI-effektivisering toppar ekonomichefernas prio-lista

Ekonomicheferna i undersökningen har stora förhoppningar om att AI ska hjälpa dem nå nästa nivå av automatisering. Effektivisering genom digitalisering och AI, tätt följt av kostnadsbesparingar, toppar nämligen ekonomiavdelningarnas prioriteringslista framöver. 

Allra störst förbättringspotential ser man i att använda AI för att automatisera repetitiva arbetsuppgifter. Men man ser även möjligheter att arbeta smartare med mer komplexa moment, såsom analyser, prognoser och kundtjänstfrågor.

Magnus Ekenstam, Value Engineering-expert på Billogram, håller med undersökningens deltagare om att det finns potential till fortsatt effektivisering av företagens ekonomihantering. 

– Trots de senaste årens digitalisering finns det fortfarande en hel del ineffektiva manuella processer kvar, framför allt i äldre organisationer med en komplex it-infrastruktur, säger han.

Bristande systemintegrationer bromsar effektiviseringen

Även om AI-optimismen är stor hos många ekonomichefer finns det en utmaning som ständigt återkommer i deras svar på undersökningens frågor: bristande integrationer mellan olika system. Till exempel uppger omkring var tredje att manuella processer och brist på integrationer med andra affärssystem hindrar effektiviteten i deras faktura- och betalningshantering. Ungefär lika många uppger att enklare integrationer med befintliga system är en funktion de saknar i sin nuvarande lösning för fakturahantering. 

“Skit in, skit ut” – utan datakvalitet, ingen AI-nytta

Att ekonomicheferna i undersökningen ser bristande systemintegrationer som ett hinder för automatisering förvånar inte Magnus Ekenstam. Och det problemet går inte att trolla bort med AI, poängterar han:

– För att dra nytta av AI-verktygens effektiviseringspotential behöver du kunna använda datapunkter på ett effektivt sätt. Annars kan du inte kapa manuella steg i dina faktura- och betalprocesser, eller få fram pålitliga rapporter. Det handlar om klassisk “skit in, skit ut”.

Men att upprätthålla en god datakvalitet över tid är lättare sagt än gjort, fortsätter Magnus:

– Företagen försöker hålla sina databaser uppdaterade, men vågar sällan lita på att datan verkligen stämmer. Därför sitter många ändå med kalkylblad och manuella processer vid sidan av, trots att de har investerat i dyra system. 

Vad beror det här på? En delförklaring är att företagen får in data från olika källor och i olika format – eller saknar viktiga datapunkter helt. 

– Detta är en vanlig utmaning i traditionella upplägg för fakturering, där en leverantör hanterar distributionen, en annan inkasso, och så vidare. När dataflöden från dessa olika partners och processer ska in i en redan stökig systemarkitektur, ja då blir det svårt att behålla överblicken, konstaterar Magnus. 

“Att byta ERP-system är nästan som hjärtkirurgi” 

Vad krävs då för att skapa effektiva dataflöden och dra nytta av AI-verktyg och automatisering – måste du uppgradera hela ekonomiavdelningens tech stack?

Magnus menar att ett sådant massivt ingrepp sällan är ett alternativ – åtminstone inte för företag som med åren har byggt upp en komplex IT-infrastruktur, där ERP-systemet utgör navet. Ändrar man något där kan en mängd andra processer påverkas.

– Säg att ditt företag har mer än femton års faktura- och kundhistorik. Då är det nästan jämförbart med hjärtkirurgi att byta ERP- eller CRM-system, förklarar han.

En del företag försöker undvika ett drastiskt byte genom att lägga en långsiktig plan över flera års tid, där man bygger upp ett helt nytt system innan man stänger ner det gamla. Att parallellisera på det sättet är dock otroligt kostsamt, enligt Magnus.

– Dessutom tenderar det att utvecklas till ett evighetsprojekt, eftersom det tar mycket längre tid än man räknar med från början. Och medan åren går fortsätter den tekniska utvecklingen i världen utanför, så att din “nya” lösning riskerar att bli utdaterad innan du ens hunnit implementera den fullt ut.

Därför lönar det sig att outsourca din faktura- och betalningshantering

Ett mer hanterbart sätt att modernisera sina system och processer är att bryta ut en del i taget, menar Magnus.

– Det är som ett klassiskt kaplatorn. Om du drar ut tio klossar på en gång kommer det att rasa, men om du tar en i taget kan du till slut montera ner även ett komplext bygge utan katastrofer. På samma sätt bör du gå igenom dina interna processer och outsourca så mycket som möjligt av det som inte utgör företagets core business. 

(Här vore det snyggt med en illustration av ett torn av kaplastavar)

Ett exempel på vad som inte utgör kärnverksamheten, och som ofta lönar sig att outsourca, är ditt företags faktura- och betalningshantering – eller Invoice-to-Cash (I2C) med ett samlingsbegrepp:

– Om du lägger över hanteringen på en API‑baserad SaaS-lösning får du en smidig integration med din interna systemarkitektur. Du slipper dra igång ett massivt IT-projekt, och kan ändå dra nytta av automatiserade flöden med realtidsdata från alla steg i I2C-processen, förklarar Magnus. 

Ett SaaS-upplägg är också betydligt mer kostnadseffektivt än att drifta och uppdatera on-premise-lösningar, fortsätter han:

– Många lever kvar i föreställningen att det är dyrt att outsourca. Det stämde kanske för 20 år sen, men inte idag. 

Att frigöra interna resurser har dessutom ett stort värde i sig, påpekar han:

– Vad kostar det att låta exempelvis en senior controller ägna flera arbetsdagar i månaden på att att åtgärda fel i fakturakörningen eller hantera autogiroansökningar? Och vad hade de här personerna kunnat åstadkomma om de slapp lägga tid på den typen av uppgifter?

Guide: Så går implementation av en modern faktureringsplattform till

Vill du veta mer om hur du får en smidig lösning för fakturahantering som passar in i just ditt företags digitala infrastruktur? Missa inte vår matnyttiga guide, som beskriver olika vägval och vad de innebär. Ladda ner guiden.