Allt är en IT-fråga. Även hur ditt företag tar betalt.

Ansvaret för invoice-to-cash (I2C) – alltså processen från att en faktura skapas till att betalningen har mottagits och bokförts – ligger förstås först primärt på ekonomiavdelningen. Men I2C-hanteringen är samtidigt en central del av företagets digitala infrastruktur, och har bäring på en rad IT-relaterade områden. Som till exempel:

• Datasäkerhet och compliance med regelverk som DORA och NIS2

• API:er och integrationer mellan affärskritiska system

• Automatisering och möjligheter att dra nytta av AI-effektivisering

• Self-service och andra element för en smidig digital kundupplevelse

Dessa faktorer är (eller borde vara) utslagsgivande för om en ny lösning alls ska implementeras. Problemet är ofta att IT involveras sent i inköpsprocessen, när andra stakeholders mer eller mindre har bestämt sig för vad de vill ha. Börjar du som IT-chef att ställa motfrågor i det läget riskerar du att hamna i den otacksamma rollen som flaskhals. En tilltänkt leverantör kanske diskvalificeras helt på grund av bristande datasäkerhet, så att utvärderingsprocessen backar bakåt flera steg. Vilket ingen blir glad av.

Alla drabbas när IT:s input saknas

Skälen till att IT inte involveras proaktivt i processen varierar. Det kan handla om bristande förståelse från övriga verksamheten, men också om ren tidsbrist på grund av IT-teamets fullmatade roadmap. Oavsett orsak: att du som IT-chef inte får möjlighet att ge input i tid kan ge flera frustrerande följder. Du kanske känner igen exemplen nedan från andra interna processer där IT kommit in för sent?

• Implementationer drar ut på tiden och försenar andra initiativ 

• Ineffektiva integrationer tvingar både ditt och andra team till krångliga workarounds

• Bristande datakvalitet och manuell inmatning ökar risken för fel i flöden och rapporter

• Begränsade möjligheter till skalbarhet och automatisering, vilket hindrar företaget från att växa

En I2C-lösning som inte är byggd för att fungera ihop med er övriga systemflora riskerar att leda till silos och ökad arbetsbelastning. Det drabbar ditt team, men också avdelningar som ekonomi och kundtjänst.

Det som är bra för IT är bra för affären (och tvärtom)

Visst är det roligare att prata om möjligheter än om problem? En I2C-lösning som är skapad av tech-människor för tech-människor har potential att bli en kraftfull katalysator för innovation och utveckling i hela organisationen. Här är några av vinsterna:

• Minskad manuell hantering = mer tid att skapa värde för verksamheten 

• Modern och skalbar IT-arkitektur = enklare att växa med nya kunder, produkter och marknader

• Smidigare betalupplevelse för kunderna = färre frågor till kundtjänst

Dessutom: ju mer ditt företag automatiserar och strukturerar de här processerna, desto större möjligheter får ni att optimera era betalflöden med datadrivna insikter.

7 frågor att lyfta tidigt när det börjar pratas om en ny betallösning

Sammanfattningsvis vill vi på Billogram uppmuntra dig som IT-chef att ta en proaktiv roll i viktiga beslut som rör hur verksamheten hanterar fakturering och betalning. Som hjälp på vägen har vi sammanställt en lista med sju kontrollfrågor att ställa i ett tidigt skede:

1. Hur många leverantörer kan den nya lösningen ersätta?
2. Är API:et en motor för innovation – eller en framtida teknisk skuld?
3. Hur påverkas vår compliance med olika regelverk?
4. Uppfyller leverantören våra skall-krav för informationssäkerhet?
5. Kan lösningen skala med verksamheten?
6. Kostnad vs affärsvärde – vad blir den verkliga ROI:n?
7. Hur mycket underhåll kommer att krävas – och vem står för det?

Nyfiken på hur dessa övervägandena ser ut i praktiken?

När Rebel utvärderade hur de skulle hantera återkommande betalningar stod de inför frågor kring skalbarhet, integrationer, säkerhet och långsiktigt underhåll. En slutsats blev snabbt tydlig: att bygga och äga betalningsinfrastrukturen själva var inte där de skulle skapa mest värde.

Läs caset och se hur Rebel tog sig an beslutet samt hur valet av rätt betalplattform gjorde det möjligt att skala verksamheten utan att betalningar blev ett tungt IT-projekt.