Effektivisera kundtjänst med AI – direkt på fakturan

Enligt en undersökning bland fler än 200 ekonomichefer ligger effektiviseringar och kostnadsbesparingar högst upp på ekonomiavdelningarnas priolista. Och man ser stora möjligheter att effektivisera med hjälp av AI och ny teknologi – främst genom att:

Automatisera repetitiva uppgifter
Förbättra analyser och prognoser
Minska tidsåtgången för kundtjänstfrågor

Ladda ner och läs CFO-rapporten om du vill djupdyka i benchmarks, insikter och analyser från undersökningen.

Chattbot för fakturafrågor = en lågt hängande AI-frukt

På senare tid har AI-verktygen gått från förhoppningar och potential till konkret funktionalitet. Enligt AI-experten Errol Koolmeister bör du prioritera dina AI-satsningar utifrån de tre variablerna värde, genomförbarhet och återanvändbarhet. Snabbast effekt får du genom att förbättra dina befintliga processer.

Ett sätt att uppnå stor effektivisering med relativt liten insats är att låta en AI-driven chattbot svara på vanliga fakturafrågor från dina kunder. Och, när förutsättningarna är de rätta, även lösa enklare ärenden. Ekonomicheferna i den ovan nämnda undersökningen är med andra ord rätt ute när de ser tidsbesparing hos kundtjänst som en möjlig AI-optimering.

Med Agentic Assist hjälper AI dina kunder direkt på fakturan

En som delar ekonomichefernas bild är Carl Oscar Aaro, Generative AI Engineer på Billogram. Han är med och utvecklar funktionen Agentic Assist: en AI-chattbot som kan svara på frågor direkt i Billograms digitala och interaktiva fakturagränssnitt.

– Möjligheten att låta kunder ställa frågor till kundtjänst på fakturan har vi erbjudit länge. Det nya är att ditt företag nu kan välja att bemanna chatten med en AI-bot som komplement till dina mänskliga supportmedarbetare, förklarar Carl Oscar.

Han menar att chattbotar länge har haft dåligt rykte, men att de senaste årens språng i utvecklingen inom generativ AI och språkmodeller har förändrat läget helt:

– AI har blivit otroligt mycket bättre på att tolka vår avsikt, även när vi uttrycker oss otydligt. På kort tid har vi vant oss vid den här nya nivån. Det påverkar vilka förväntningar vi som konsumenter har på företags förmåga att snabbt ge oss svar med hög kvalitet, utan behöva vänta på att en medarbetare ska ha tid för oss.

Ett lyft för effektiviteten – och kundupplevelsen

Att låta AI-chattboten gå från att svara på fakturafrågor till att även utföra enklare åtgärder ser Carl Oscar som ett naturligt nästa steg. Men han förstår de företag som tvekar:

– Det kräver ett gediget grundjobb med att sätta upp tydliga regler för hur AI:n ska bete sig och inte, så att den följer ditt företag policys. Den får ju inte till exempel låta sig övertalas att ta bort en faktura som kunden faktiskt ska betala.

Men, understryker han, detta grundjobb ger värdefull lön för mödan – både när det gäller intern effektivitet och kundupplevelsen:

– Frågor som rör faktura och betalning utgör ofta en stor andel av ett företags supportärenden. Genom att låta AI lösa enklare uppgifter kan du få ner hanteringstiden till nära noll för många vanliga ärenden, medan dina medarbetare kan fokusera på mer komplexa förfrågningar.

Vilka uppgifter kan du överlåta till en AI-chattbot för fakturafrågor?

Här nedanför listar vi exempel på vad en AI-chattbot för fakturafrågor kan hantera idag, men även vilka möjligheter Carl Oscar och hans team ser på längre sikt.

Detta kan AI-chattboten lösa idag

De företag som har aktiverat AI-funktionen Agentic Assist i Billograms plattform kan redan nu låta chattboten hjälpa till med följande uppgifter – direkt i det interaktiva fakturagränssnittet:

Ge svar på frågor om en aktuell faktura (belopp, förfallodatum, OCR-nummer etc.)
Förklara vilka betalsätt som är tillgängliga och hur kunden kan byta (t.ex. autogiro, Swish, kortbetalning eller banköverföring)
Besvara frågorna på samma språk som kunden ställer dem på
Ge svar kring fakturahistorik (t.ex. förklara varför den aktuella fakturan har ett högre belopp än den från föregående månad)
Hänvisa kunden vidare till support vid behov (inklusive en kort sammanfattning av ärendet och vad kunden bör tänka på i sin fortsatta dialog med supporten)

Funktionalitet som är på gång

Agentic Assist utvecklas kontinuerligt. Och i takt med att MCP-servrar* börjar användas på bredare front växer också de potentiella användningsområdena. I en nära framtid kommer det gå att koppla på funktionerna nedan, anpassade efter varje företags egna regler och policys:

Sätta anstånd till att betala senare för en kund som efterfrågar respit med betalningen
Skriva av en eventuell påminnelseavgift automatiskt om kunden nyligen betalat
Skapa ett ärende till supporten åt kunden i fall som kräver ett mänskligt beslut
Föreslå aktivering av “mjuka” påminnelser (så att kunden i fortsättningen får en notis via t.ex. sms eller mejl på förfallodatumet för att minimera risken att missa en faktura)
Föreslå byte till mer effektiva betalsätt (t.ex. tipsa kunden om att aktivera autogiro)
Be kunden om värdefull feedback direkt i dialogen

Tänkbara funktioner som kan utvecklas längre fram

Carl Oscar ser fram emot att fortsätta utveckla AI-funktionalitet för effektivare support och smidigare kundupplevelser framöver, i nära samarbete med såväl kollegor som kundföretag. Framför allt ser han stor potential i att sätta upp fler smarta integrationer via såväl MCP-servrar som klassiska API:er. Det möjliggör för Agentic Assist att kombinera data från flera källor för att lösa – och på sikt förebygga – kundernas fakturafrågor. Här är några exempel på vad det skulle kunna innebära:

Hämta relevant data från CRM, bokningssystem och andra tredjepartstjänster (för att t.ex. justera beloppet eller makulera en faktura om en tjänst har avbokats)
Genomföra byte av distributionskanal, betalsätt eller abonnemangsform (utifrån kundens önskemål)
Ge skräddarsydda förslag på tjänster och upplägg (baserat på kundens historik och användningsmönster)
Mata in insamlad feedback direkt i CRM:et (för att effektivisera kundinsiktsarbetet)
Dela information och samverka med andra AI-verktyg som företaget använder för att ta automatiseringen av betalningsflöden och andra ekonomiprocesser till en helt ny nivå.

*Vad är MCP (Model Context Protocol)?

En MCP-server kan beskrivas som ett API för AI-agenter. MCP-utvecklingen drivs som ett öppet initiativ, där flera stora aktörer inom AI-området bidrar till att skapa gemensamma standarder för AI-samarbete.

I takt med att företag använder allt fler olika AI-verktyg ökar också behovet av att dessa ska kunna samspela på ett effektivt sätt. Via MCP-servrar kan olika AI-agenter eller -botar dela data och instruktioner med varandra, och därmed få tillgång till en större kontext kring den uppgift de ska utföra.

I förlängningen möjliggör den här utvecklingen automatisering av fler steg i olika processer, där det tidigare krävts manuell hantering. Mer konkret kan detta till exempel innebära att:

En AI-agent som analyserar kunddata kan be en annan AI-agent att skapa personliga e-postutskick till vissa kundgrupper
En tredje agent kan ta över och schemalägga e-postutskicken i ett CRM-system

Upptäck vad Billogram kan göra för dig

Vill du veta mer om AI-funktionen Agentic Assist – eller om alla andra sätt som Billogram kan underlätta ditt företags faktura- och betalningshantering? Tveka inte att ta kontakt, så bokar vi in ett förutsättningslöst möte.