Digitaliseringsgapet: finnes det et A- og B-lag blant dagens økonomiavdelinger

Vil du dykke dypere ned i benchmark-tall og analyser fra undersøkelsen? Da kan du laste ned CFO-rapporten her.

Fakturering og betaling: prosessene som er mest og minst automatisert

Undersøkelsen, gjennomført av Novus på oppdrag fra Billogram, viser at de fleste økonomiavdelinger i Norge har kommet langt i å automatisere faktura- og betalingsprosessene sine – særlig de tidlige stegene, som opprettelse og distribusjon av fakturaer. Purring og kravhåndtering, samt rapportering og analyse, ser imidlertid ut til å være prosesser som fortsatt delvis gjøres manuelt. Men det finnes også en gruppe etternølere: 14 % oppgir at fakturering og distribusjon ikke er automatisert i det hele tatt.

Sett inn diagram

Gamle systemer vs. "born digital"

Det er altså betydelige forskjeller mellom økonomiavdelinger når det gjelder effektiv fakturering. Hva skyldes dette gapet?

Magnus Ekenstam, ekspert på Verdiutvikling hos Billogram, har lang erfaring med å hjelpe selskaper i ulike bransjer med å optimalisere faktura- og betalingsprosessene sine. Han mener mye av gapet handler om hvordan systemlandskapet i virksomheten er bygd opp.

– Spesielt eldre selskaper strever ofte med tungrodde systemer og on-premise-løsninger. Noen forsøker å modernisere ved å koble nye løsninger til gamle systemer, men det gir sjelden gode resultater. Og siden IT-avdelingen har hendene fulle med andre, høyere prioriterte prosjekter, må økonomiavdelingen klare seg med det som oppleves som "godt nok".

Motsetningen er stor til den andre enden av skalaen:

– Der finner vi selskaper som er "født digitale". De har fra start bygget en smidig og effektiv digital infrastruktur – ofte med SaaS-løsninger. Et godt eksempel er strømutfordreren Rebel, som har som uttalt strategi å unngå legacy-teknologi.

Fakturakjøringen tar mindre enn en dag – eller en hel arbeidsuke

Digitaliseringsgapet vises også i hvor lang tid det tar å gjennomføre en typisk fakturakjøring. Over halvparten av CFOene i undersøkelsen sier at det tar mindre enn en dag. Samtidig svarer nesten én av fire at det tar minst tre dager. For 7 % tar prosessen over fem dager – det vil si hele arbeidsuken.

Sett inn diagram

«En halv million fakturaer på noen timer er helt uproblematisk i dag»

Hvor rask er egentlig en rask fakturakjøring? Ifølge Magnus handler det om hva man sammenligner med:

– Jeg har sett selskaper gå fra å bruke over en uke på fakturering til å klare det på to til fem dager. Det er en stor forbedring for dem – men fortsatt i steinalderen sammenlignet med å sende en halv million fakturaer på noen timer. Det er helt uproblematisk med dagens moderne løsninger.

Her kan vi senere legge inn en CTA til en test som viser hvor raskt du kan fakturere med Billogram

Magnus forklarer hvorfor fakturakjøringen ofte tar unødvendig lang tid:

– Tradisjonelt skjer fakturering som store, filbaserte batch-kjøringer. All data sendes samtidig, og én liten feil kan stoppe hele prosessen. Det fører til tidkrevende feilsøking, risiko for kreditering av hele kjøringen, og stresset kundeservice som må håndtere unødvendige henvendelser.

Men det finnes en løsning, understreker han:

– Med en moderne, API-basert fakturaplattform blir prosessen langt mer robust. Dersom noen få fakturaer inneholder feil, slipper du å dra i nødbremsen. De riktige fakturaene går som planlagt, mens de problematiske håndteres parallelt – gjerne automatisk gjennom forhåndsdefinerte workflows. Resultatet er færre forstyrrelser for kundene, mindre trykk på support og bedre flyt i innbetalingene.

Ineffektiv fakturering = vekstbrems

I tillegg til å spare økonomiavdelingen for tid og frustrasjon – hva er forretningsverdien av å effektivisere fakturahåndteringen?

Et godt svar er å snu spørsmålet og se på konsekvensene av å ikke gjøre noe – for eksempel hindret vekst:

– Kanskje har dere ambisjoner om å ekspandere til nye markeder og utvikle nye produkter. Men så oppdager dere at faktura- og økonomisystemene deres ikke lar seg tilpasse uten et massivt IT-prosjekt. Da havner planene i skuffen – eller så gjennomfører dere dem med en nødløsning som gjør det digitale landskapet enda mer komplekst.

Dette leder oss videre til en annen utfordring CFOene i undersøkelsen peker på: manglende systemintegrasjoner. Hvis økonomi- og forretningssystemene deres ikke kan snakke sømløst med hverandre – hvordan skal dere da kunne dra nytte av det store effektiviseringspotensialet som ligger i KI-verktøy og annen ny teknologi?

Ikke gå glipp av artikkelen Etterlyser bedre integrerte økonomisystemer til alle, der Magnus deler sine beste råd for å modernisere systemlandskapet – uten å iverksette et massivt IT-prosjekt.

Ikke glem å laste ned og lese hele CFO-rapporten

Hvoran står økonomiavdelingen din sammenlignet med andre når det gjelder effektivitet, digitalisering og automatisering? CFO-rapporten gir deg benchmark-tall fra over 200 økonomisjefer.

Last ned CFO-rapporten