Bedre integrerte økonomisystemer: slik lykkes du

Økonomiavdelingene ønsker å jobbe smartere – og håpet er at KI skal fikse resten. Men stemmer det? En ny, omfattende undersøkelse viser at dagens økonomisjefer har høye forventninger til KI, samtidig som manuelle prosesser og svake systemintegrasjoner utgjør reelle hinder. Er det mulig å modernisere systemlandskapet for å sikre sømløse dataflyter og utnytte KI – uten å overbelaste IT-avdelingen? Svaret er ja. Magnus Ekenstam, ekspert på Verdiutvikling, forklarer hvordan.

Automatiseringen av økonomiarbeidet har kommet langt i mange selskaper – men gapet mellom de som leder an digitalt og de som henger etter, er fortsatt betydelig. Det kommer tydelig frem i en undersøkelse blant over 200 økonomisjefer, utført av Novus på oppdrag fra Billogram.

Undersøkelsen viser også at CFOer i mer digitalt modne selskaper fortsatt ser stort forbedringspotensial. Fremfor alt gjelder det rapportering, analyser, budsjettering og prognoser – prosesser som i dag anses som de mest tidkrevende i økonomiavdelingen.

Tips: Last ned og les CFO-rapporten for innsikt, sammenlignbare tall og dypere analyser.

KI-effektivisering på toppen av CFOenes prioriteringsliste

Økonomisjefene i undersøkelsen har store forventninger til at KI vil hjelpe dem med å ta neste steg i automatiseringen. Effektivisering gjennom digitalisering og KI, tett etterfulgt av kostnadsbesparelser, troner øverst på prioriteringslisten til økonomiavdelingene.

Det største forbedringspotensialet ser man i bruk av KI for å automatisere repeterende oppgaver. Men mange ser også muligheter til å jobbe smartere med mer komplekse prosesser – som analyser, prognoser og kundeservice.

Magnus Ekenstam, ekspert på verdiutvikling hos Billogram, er enig med respondentene i at det fortsatt finnes stort potensial for effektivisering av økonomifunksjonen i mange selskaper.

– Til tross for digitaliseringen de siste årene, er det fortsatt mange ineffektive, manuelle prosesser – særlig i eldre organisasjoner med komplekse IT-strukturer, sier han.

Manglende systemintegrasjoner hemmer effektiviseringen

Selv om optimismen rundt KI er stor blant mange økonomisjefer, er det én utfordring som går igjen i undersøkelsens fritekstsvar: manglende integrasjon mellom ulike systemer. Rundt én av tre svarer at manuelle prosesser og manglende integrasjon med andre forretningssystemer gjør det vanskelig å effektivisere faktura- og betalingshåndteringen. Nesten like mange oppgir at de savner enklere integrasjon med eksisterende systemer i dagens fakturaløsning.

“Søppel inn, søppel ut” – uten datakvalitet, ingen KI-gevinst

At økonomisjefene peker på dårlig systemintegrasjon som et hinder for automatisering, overrasker ikke Magnus Ekenstam. Og det er heller ikke noe KI kan løse alene, understreker han:

– For å få nytte av KI-verktøyenes effektiviseringspotensial, må du kunne bruke datapunktene dine på en smart måte. Ellers kan du verken kutte manuelle steg i fakturerings- og betalingsprosessen, eller hente ut pålitelige rapporter. Det klassiske prinsippet gjelder: "Søppel inn, søppel ut".

Å opprettholde høy datakvalitet over tid er imidlertid lettere sagt enn gjort, fortsetter Magnus:

– Mange selskaper forsøker å holde databasene sine oppdaterte, men stoler sjelden fullt ut på at datagrunnlaget faktisk stemmer. Derfor jobber mange fortsatt med manuelle Excel-ark og kontrollrutiner – til tross for store investeringer i avanserte systemer.

Hva skyldes dette? En medvirkende årsak er at selskapene får data fra mange ulike kilder og i mange ulike formater – eller at de mangler viktige datapunkter helt.

– Dette er en klassisk utfordring i tradisjonelle faktureringsoppsett, hvor én aktør står for distribusjonen, en annen for inkasso, og så videre. Når data fra disse ulike partnerne og prosessene skal flettes inn i et allerede komplekst systemlandskap, blir det svært vanskelig å bevare oversikten, avslutter Magnus.

«Å bytte ERP-system er nesten som å utføre åpen hjertekirurgi»

Hva skal egentlig til for å skape effektive dataflyter og dra nytte av KI og automatisering? Må hele økonomiavdelingens teknologiplattform oppgraderes?

Magnus mener at et så omfattende inngrep sjelden er realistisk – særlig ikke for selskaper som over tid har bygget opp en kompleks IT-infrastruktur, der ERP-systemet er selve senteret. Endres én komponent der, kan det få konsekvenser for en rekke andre prosesser.

– La oss si at selskapet ditt har mer enn femten års faktura- og kundehistorikk. Da er det nesten som å utføre åpen hjertekirurgi å bytte ut ERP- eller CRM-systemet, forklarer han.

Noen selskaper forsøker å unngå et dramatisk systemskifte ved å legge en flerårig plan for en gradvis overgang – der man bygger opp et nytt system parallelt med det gamle. Men å kjøre to systemer samtidig er både kostbart og risikabelt, ifølge Magnus.

– Slike prosjekter utvikler seg ofte til å bli evighetsprosjekter, fordi de tar mye lengre tid enn planlagt. Samtidig går den teknologiske utviklingen videre, og da risikerer du at «det nye» systemet allerede er utdatert før det er ferdig implementert.

Derfor lønner det seg å outsource faktura- og betalingshåndteringen

En mer overkommelig tilnærming til modernisering er å ta én ting om gangen, mener Magnus.

– Tenk deg et klassisk kaplatårn. Hvis du fjerner ti klosser samtidig, kollapser hele tårnet. Men hvis du fjerner én kloss av gangen, kan du til slutt demontere hele konstruksjonen uten at det raser. På samme måte bør du analysere de interne prosessene dine – og outsource så mye som mulig av det som ikke er selskapets kjernevirksomhet.

Et godt eksempel på noe som ofte ikke er kjernevirksomhet – og som det derfor lønner seg å outsource – er faktura- og betalingsprosessen, eller «Invoice-to-Cash» (I2C), som det også kalles.

– Hvis du setter ut håndteringen til en API-basert SaaS-løsning, får du en smidig integrasjon med din interne systemarkitektur. Du slipper å sette i gang et omfattende IT-prosjekt, men får likevel tilgang til automatiserte prosesser og sanntidsdata i alle ledd av I2C-prosessen, forklarer Magnus.

SaaS er dessuten betydelig mer kostnadseffektivt enn å drifte og oppdatere on-premise-løsninger, legger han til:

– Mange tror fortsatt at outsourcing er dyrt. Det var kanskje sant for 20 år siden – men det stemmer ikke lenger.

Å frigjøre interne ressurser har dessuten en egenverdi, påpeker han:

– Hva koster det egentlig at en senior controller bruker flere dager hver måned på å rette opp feil i faktureringen eller behandle autogiro-søknader? Og hva kunne vedkommende fått til hvis de slapp å bruke tid på slike oppgaver?

Guide: Slik implementerer du en moderne faktureringsplattform

Vil du vite mer om hvordan du får en smidig fakturaløsning som passer inn i bedriftens digitale infrastruktur? Da bør du ta en titt på guiden vår, som gir deg en oversikt over ulike veivalg – og hva de betyr for deg. Last ned guiden her!