6 häufige Rechnungsfragen, die KI beantworten kann (damit der Kundenservice entlastet wird)

Fragen zu Rechnungen und Zahlungen stehen meist ganz oben auf der Liste der Gründe, warum Kunden den Support kontaktieren. Gleichzeitig sind lange Wartezeiten beim Kundenservice oft ein Grund, warum Kunden ihre Anbieter von z.B. Strom, Breitband, Telefonie und Versicherungen schlecht bewerten. Ihr Unternehmen kann also stark davon profitieren, die Bearbeitung von Rechnungsfragen zu optimieren.

Eine Umfrage unter über 200 Finanzvorständen zeigt hohe Erwartungen an den Beitrag von KI-Tools genau in diesem Bereich: 61 % der Teilnehmer geben an, dass Effizienzsteigerungen durch Digitalisierung und KI in ihrem zukünftigen Geschäftsbetrieb hohe Priorität haben, während 54 % das Potenzial sehen, den Zeitaufwand für Kundenserviceanfragen mithilfe von KI und neuen Technologien zu reduzieren.

6 Fragen, die ein KI-Chatbot direkt auf der Rechnung bearbeiten kann

Wenn Sie einen KI-Chatbot für die Kundenkommunikation in Ihre digitale Plattform für Rechnungen und Zahlungen integrieren, welche Art von Kundenfragen könnte dieser beantworten? Im Folgenden listen wir sechs Beispiele auf, die Ihre Kundenservicemitarbeiter wahrscheinlich kennen – und gerne vermeiden würden.

1. „Ist meine Zahlung angekommen?“

Diese Frage taucht oft auf, wenn einige Tage nach der Zahlung vergangen sind, ohne dass der Kunde eine Bestätigung erhalten hat. Insbesondere wenn der Kunde weiß, dass er mit seiner Zahlung spät dran war und sich daher vergewissern möchte, eine eventuelle Mahngebühr zu vermeiden.

Der KI-Chatbot kann den Zahlungsstatus in Echtzeit überprüfen – oder dem Kunden erklären, warum er noch nicht sichtbar ist, z.B. aufgrund von Banktagen oder manuellen Prozessen.

2. „Ich habe bereits bezahlt, warum erhalte ich eine Mahnung?“

Je nachdem, welche Rechnungslösung Ihr Unternehmen verwendet, kann es vorkommen, dass eine Mahnung versendet wird, nachdem der Kunde bereits bezahlt hat. Auch hier kann die KI den dahinterliegenden Grund erklären und klare Anweisungen geben, was der Kunde in der Zwischenzeit tun (oder nicht tun) sollte. Auf Wunsch können Sie den Chatbot auch proaktive Tipps geben lassen, z.B. dem Kunden vorschlagen, ein Lastschriftverfahren zu aktivieren, um eine ähnliche Situation zukünftig zu vermeiden.

3. „Warum ist der Betrag höher als beim letzten Mal?“

Bei vielen Dienstleistungen mit wiederkehrenden Rechnungen kann der Betrag von Monat zu Monat variieren. Die KI kann die aktuelle Rechnung mit früheren vergleichen und dem Kunden erklären, worauf die Differenz zurückzuführen ist – wie z.B. höherer Stromverbrauch, bestellte Zusatzleistungen oder geänderte Vertragsbedingungen. Basierend auf den Informationen, zu denen Sie dem Chatbot Zugriff gewährt haben, und wie Sie ihn angewiesen haben, kann er dem Kunden auch hilfreiche Ratschläge geben, was er tun kann, um seine zukünftigen Kosten zu beeinflussen.

4. „Kann ich die Rechnung mit Klarna / PayPal / Kreditkarte bezahlen?“

(Hinweis: "Swish" ist schwedisch, hier durch gängige deutsche/internationale Bezahlmethoden ersetzt) Verschiedene Personen bevorzugen unterschiedliche Zahlungsmethoden. Der KI-Chatbot weiß, welche Optionen für Ihre Kunden verfügbar sind, und kann klare Anweisungen geben, wie sie zu einer passenden Methode wechseln können.

5. „Wie aktiviere ich den Lastschrifteinzug?“

Wenn Ihr Unternehmen den Kunden die Möglichkeit bietet, den Lastschrifteinzug selbst per Self-Service zu aktivieren, kann die KI erklären, wie dies funktioniert und den Kunden Schritt für Schritt durch den Prozess führen. Erfordert die Aktivierung die Bearbeitung durch einen Mitarbeiter, kann der Chatbot selbstverständlich auf das richtige Formular oder den entsprechenden Kontaktweg verweisen.

6. „Kann ich mehr Zeit zum Bezahlen bekommen?“

Es liegt selbstverständlich an Ihrem Unternehmen, wie Sie mit Kunden umgehen möchten, die eine Zahlung aufschieben wollen; ein KI-Chatbot wird entsprechend den von Ihnen festgelegten Regeln antworten. Aber rein technisch können Sie, wenn Ihre Richtlinien dies zulassen, den Chatbot dem Kunden einen Vorschlag für eine Zahlungsfristverlängerung machen lassen – also dass der Kunde mehr Zeit zum Bezahlen bekommt. Wenn Sie zusätzlich eine Lösung mit interaktiven Rechnungen verwenden, können Sie die KI sogar diese Änderung direkt auf der Rechnung anzeigen lassen, sodass der Kunde die Änderung in Echtzeit sehen kann.

Entdecken Sie den nächsten Schritt in der KI-Effizienzsteigerung

Die heutigen KI-Assistenten können bereits mehr als nur mit Ihren Kunden chatten. Und die Entwicklung schreitet schnell voran. Möchten Sie mehr darüber erfahren, welche Aufgaben im Zusammenhang mit Kundenrechnungsfragen Sie von KI erledigen lassen können? Verpassen Sie nicht den Artikel, in dem Carl Oscar Aaro, Generative AI Engineer bei Billogram, über aktuelle und zukünftige Funktionen für diejenigen spricht, die bereit sind, KI von Worten in die Tat umzusetzen.