Kundenservice mit KI effizienter gestalten – direkt auf der Rechnung

Laut einer Umfrage unter mehr als 200 Finanzvorständen stehen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen ganz oben auf der Prioritätenliste der Finanzabteilungen. Und sie sehen große Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung mithilfe von KI und neuen Technologien – hauptsächlich durch:

• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

• Verbesserung von Analysen und Prognosen

• Reduzierung des Zeitaufwands für Kundenserviceanfragen

CFO-Bericht herunterladen

Chatbot für Rechnungsfragen = eine leicht zugängliche KI-Lösung

In jüngster Zeit haben sich KI-Tools von Hoffnungen und Potenzial zu konkreter Funktionalität entwickelt. Laut KI-Experte Errol Koolmeister sollten Sie Ihre KI-Investitionen nach den drei Variablen Wert, Umsetzbarkeit und Wiederverwendbarkeit priorisieren. Den schnellsten Effekt erzielen Sie, indem Sie Ihre bestehenden Prozesse verbessern.

Eine Möglichkeit, eine hohe Effizienz mit relativ geringem Aufwand zu erreichen, besteht darin, einen KI-gesteuerten Chatbot häufige Rechnungsfragen Ihrer Kunden beantworten zu lassen. Und, wenn die Voraussetzungen stimmen, auch einfachere Anliegen zu lösen. Die Finanzvorstände der oben genannten Umfrage liegen mit anderen Worten richtig, wenn sie Zeitersparnisse im Kundenservice als eine mögliche KI-Optimierung betrachten.

Mit Agentic Assist hilft KI Ihren Kunden direkt auf der Rechnung

Carl Oscar Aaro, Generative AI Engineer bei Billogram, teilt die Ansicht der Finanzvorstände. Er ist an der Entwicklung der Funktion Agentic Assist beteiligt: ein KI-Chatbot, der Fragen direkt in Billograms digitaler und interaktiver Rechnungsoberfläche beantworten kann.

„Die Möglichkeit, Kundenfragen an den Kundenservice direkt auf der Rechnung zu stellen, bieten wir schon lange an. Neu ist, dass Ihr Unternehmen jetzt wählen kann, den Chat mit einem KI-Bot als Ergänzung zu Ihren menschlichen Supportmitarbeitern zu besetzen“, erklärt Carl Oscar.

Er meint, dass Chatbots lange einen schlechten Ruf hatten, aber dass die Sprünge in der Entwicklung der generativen KI und der Sprachmodelle in den letzten Jahren die Situation völlig verändert haben:

„KI ist unglaublich viel besser darin geworden, unsere Absicht zu interpretieren, selbst wenn wir uns unklar ausdrücken. In kurzer Zeit haben wir uns an dieses neue Niveau gewöhnt.  Das beeinflusst die Erwartungen, die wir als Verbraucher an die Fähigkeit von Unternehmen haben, uns schnell qualitativ hochwertige Antworten zu liefern, ohne auf einen Mitarbeiter warten zu müssen.“

Ein Gewinn für die Effizienz – und das Kundenerlebnis

Carl Oscar sieht es als natürlichen nächsten Schritt an, den KI-Chatbot nicht nur Rechnungsfragen beantworten, sondern auch einfachere Maßnahmen ausführen zu lassen. Doch er versteht Unternehmen, die zögern:

„Es erfordert eine solide Vorarbeit, um klare Regeln dafür festzulegen, wie sich die KI verhalten soll und wie nicht, damit sie den Richtlinien Ihres Unternehmens folgt. Sie darf sich zum Beispiel nicht dazu überreden lassen, eine Rechnung zu löschen, die der Kunde eigentlich bezahlen muss.“

Aber, betont er, diese Vorarbeit zahlt sich aus – sowohl in Bezug auf die interne Effizienz als auch das Kundenerlebnis:

„Fragen zu Rechnungen und Zahlungen machen oft einen großen Teil der Supportanfragen eines Unternehmens aus. Indem Sie KI einfachere Aufgaben lösen lassen, können Sie die Bearbeitungszeit für viele gängige Anliegen auf nahezu Null reduzieren, während sich Ihre Mitarbeiter auf komplexere Anfragen konzentrieren können.“

Welche Aufgaben können Sie einem KI-Chatbot für Rechnungsfragen überlassen?

Im Folgenden listen wir Beispiele auf, was ein KI-Chatbot für Rechnungsfragen heute leisten kann, aber auch welche Möglichkeiten Carl Oscar und sein Team langfristig sehen.

Das kann der KI-Chatbot heute lösen

Unternehmen, die die KI-Funktion Agentic Assist in Billograms Plattform aktiviert haben, können den Chatbot bereits jetzt bei folgenden Aufgaben unterstützen lassen – direkt in der interaktiven Rechnungsoberfläche:

• Antworten auf Fragen zu einer aktuellen Rechnung geben (Betrag, Fälligkeitsdatum, Referenznummer/OCR-Nummer etc.)

• Erklären, welche Zahlungsmethoden verfügbar sind und wie der Kunde wechseln kann (z.B. Lastschrift, Mobile Payments, Kartenzahlung oder Banküberweisung)

• Fragen in der gleichen Sprache beantworten, in der der Kunde sie stellt

• Antworten zur Rechnungshistorie geben (z.B. erklären, warum die aktuelle Rechnung einen höheren Betrag hat als die des Vormonats)

• Den Kunden bei Bedarf an den Support weiterleiten (einschließlich einer kurzen Zusammenfassung des Anliegens und worauf der Kunde in seiner weiteren Kommunikation mit dem Support achten sollte)

Kommende Funktionalität

Agentic Assist wird kontinuierlich weiterentwickelt. Und in dem Maße, wie MCP-Server* breiter eingesetzt werden, wachsen auch die potenziellen Anwendungsbereiche. In naher Zukunft wird es möglich sein, die unten genannten Funktionen zu integrieren, angepasst an die jeweiligen Regeln und Richtlinien jedes Unternehmens:

• Eine Zahlungsfristverlängerung für einen Kunden einrichten, der um Zahlungsaufschub bittet.

• Eine eventuelle Mahngebühr automatisch erlassen, wenn der Kunde kürzlich bezahlt hat.

• Ein Support-Ticket für den Kunden in Fällen erstellen, die eine menschliche Entscheidung erfordern.

• Die Aktivierung von „sanften“ Erinnerungen vorschlagen (damit der Kunde zukünftig eine Benachrichtigung z.B. per SMS oder E-Mail am Fälligkeitsdatum erhält, um das Risiko zu minimieren, eine Rechnung zu übersehen).

• Den Wechsel zu effizienteren Zahlungsmethoden vorschlagen (z.B. dem Kunden raten, ein Lastschriftverfahren zu aktivieren).

• Den Kunden direkt im Dialog um wertvolles Feedback bitten.

Denkbare Funktionen, die sich in Zukunft entwickeln könnten

Carl Oscar freut sich darauf, die KI-Funktionalität für effizienteren Support und reibungslosere Kundenerlebnisse in Zukunft weiterzuentwickeln, in enger Zusammenarbeit mit Kollegen und Kundenunternehmen. Vor allem sieht er großes Potenzial darin, weitere smarte Integrationen sowohl über MCP-Server als auch klassische APIs einzurichten. Dies ermöglicht es Agentic Assist, Daten aus mehreren Quellen zu kombinieren, um Kundenfragen zu Rechnungen zu lösen – und langfristig zu vermeiden. Hier sind einige Beispiele, was dies bedeuten könnte:

• Relevante Daten aus CRM, Buchungssystemen und anderen Drittanbieterdiensten abrufen (um z.B. den Betrag anzupassen oder eine Rechnung zu stornieren, falls ein Dienst storniert wurde).

• Den Wechsel des Verteilungskanals, der Zahlungsmethode oder der Abonnementform durchführen (nach Kundenwunsch).

• Maßgeschneiderte Vorschläge für Dienste und Angebote unterbreiten (basierend auf der Kundenhistorie und den Nutzungsmustern).

• Gesammeltes Feedback direkt ins CRM einspeisen (um die Arbeit an Kundeneinblicken zu effizientisieren).

• Informationen mit anderen KI-Tools, die das Unternehmen verwendet, teilen und zusammenarbeiten, um die Automatisierung von Zahlungsflüssen und anderen Finanzprozessen auf ein völlig neues Niveau zu heben.

*Was ist MCP (Model Context Protocol)?

Ein MCP-Server kann als ein API für KI-Agenten beschrieben werden. Die MCP-Entwicklung wird als eine offene Initiative vorangetrieben, bei der mehrere große Akteure im KI-Bereich dazu beitragen, gemeinsame Standards für die KI-Zusammenarbeit zu schaffen.

Da Unternehmen immer mehr verschiedene KI-Tools einsetzen, steigt auch der Bedarf, dass diese effektiv zusammenwirken können. Über MCP-Server können verschiedene KI-Agenten oder -Bots Daten und Anweisungen miteinander teilen und so Zugang zu einem größeren Kontext für die Aufgabe erhalten, die sie ausführen sollen.

Im weiteren Sinne ermöglicht diese Entwicklung die Automatisierung weiterer Schritte in verschiedenen Prozessen, wo zuvor eine manuelle Bearbeitung erforderlich war. Konkreter könnte dies zum Beispiel bedeuten, dass:

• Ein KI-Agent, der Kundendaten analysiert, einen anderen KI-Agenten bitten kann, personalisierte E-Mail-Aussendungen an bestimmte Kundengruppen zu erstellen.

• Ein dritter Agent die E-Mail-Aussendungen in einem CRM-System übernehmen und planen kann.

Entdecken Sie, was Billogram für Sie tun kann

Möchten Sie mehr über die KI-Funktion Agentic Assist – oder über alle anderen Möglichkeiten, wie Billogram die Rechnungs- und Zahlungsverwaltung Ihres Unternehmens vereinfachen kann – erfahren? Zögern Sie nicht, Kontakt aufzunehmen, und wir vereinbaren gerne ein unverbindliches Gespräch.