Invoice-to-Cash (I2C) bezeichnet den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseingang und der Verbuchung. Ist dieser Prozess optimiert, reduziert er manuelle Arbeit, verbessert den Cashflow und sorgt für ein besseres Kundenerlebnis.
Der Invoice-to-Cash-Prozess lässt sich flexibel an verschiedene Branchen wie Telekommunikation, Energie oder Versicherungen anpassen. Grundsätzlich läuft er jedoch recht ähnlich ab. Im Zentrum für mehr Effizienz stehen folgende fünf Schritte:
Der Invoice-to-Cash-Prozess beginnt mit der Erstellung fehlerfreier und verständlicher Rechnungen. Alle wichtigen Angaben – wie bspw. Rechnungsdetails, Kund:innen- und Unternehmensinformationen sowie Zahlungsbedingungen – müssen hier klar ersichtlich sein.
Tipp - Je mehr manuelle Schritte in diesem Prozess enthalten sind, desto höher ist das Fehlerrisiko. Das führt nicht nur zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand, sondern auch zu Frustration bei Ihren Kund:innen. Nutzen Sie digitale Tools, um die Rechnungserstellung weitestgehend zu automatisieren.
Sobald die Rechnungen erstellt und geprüft wurden, stellt sich die nächste entscheidende Frage: Wie können sie die jeweiligen Empfänger:innen pünktlich und zuverlässig erreichen?
In diesem Schritt geht es darum, Rechnungen über die bevorzugten Kanäle Ihrer Kund:innen zu versenden – sei es per E-Mail, SMS oder klassisch per Post. Und Umfragen zeigen: Selbst Kund:innen, die per Lastschrift zahlen, schätzen eine Benachrichtigung über bevorstehende Abbuchungen.
Tipp - Helfen Sie Ihren Kund:innen beim digitalen Umstieg und senken Sie so den Anteil teurer Papierrechnungen. Wie kann das funktionieren? Ganz einfach: Indem Sie den Umstieg auf digitale Rechnungen oder Lastschriftzahlungen so einfach und attraktiv wie möglich gestalten.
Klare, handlungsorientierte Informationen – etwa ein QR-Code direkt auf der Rechnung – und ein unkomplizierter Prozess, der sich bequem per Smartphone abschließen lässt, machen den Wechsel besonders nutzerfreundlich.
Egal, ob Ihre Kund:innen per Karte, Lastschrift, PayPal oder Banküberweisung zahlen – eine zuverlässige Zuordnung der Zahlungen zu den richtigen Rechnungen ist essenziell. Gleiches gilt für die Bearbeitung von OCR-Fehlern und anderen Unstimmigkeiten.
Tipp - Digitale Lösungen im Forderungsmanagement automatisieren den Zahlungsabgleich und ordnen Zahlungen korrekt zu – selbst wenn es mal zu Fehlern bei den OCR-Nummern kommt.
Doch was passiert, wenn Zahlungen trotzdem mal nicht korrekt zugeordnet werden können oder verspätet eingehen? Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen – ohne damit die Kundenbeziehung zu belasten.
Ein zentraler Bestandteil des Invoice-to-Cash-Prozesses ist eine durchdachte Strategie für den Umgang mit verspäteten Zahlungen. Wie viele Erinnerungen sollten Kund:innen erhalten? Wann wird die Rechnung an ein Inkassobüro übergeben? Sind Mahngebühren sinnvoll? Entscheidend ist hier die richtige Balance!
Tipp - Passen Sie Ihre Mahnstrategie an das individuelle Zahlungsverhalten Ihrer Kund:innen an. Wer einmal vergisst zu zahlen, sollte in einen sanften und verständnisvollen Prozess geleitet werden. Wiederholt säumige Kund:innen erfordern konsequentere Maßnahmen. Digitale Tools helfen Ihnen, diese Prozesse zu automatisieren und optimieren – mit vordefinierten Kriterien und kontinuierlicher Datenanalyse.
Der letzte Schritt im I2C-Prozess ist die systematische Erfassung aller Zahlungen, Rechnungen und Abweichungen in Ihrem Buchhaltungssystem. So stellen Sie Transparenz und Compliance sicher. Reports zu Ihrem Cashflow, Ihren Einnahmen und dem Verhalten Ihrer Kund:innen helfen Ihnen dabei:
Die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu überwachen.
Fundierte Geschäftsentscheidungen auf Basis relevanter Daten zu treffen.
Besser auf Audits vorbereitet zu sein.
Tipp - Die kontinuierliche Analyse von Zahlungsdaten liefert Ihnen wertvolle Einblicke. Nutzen Sie diese, um verspätete Zahlungen zu vermeiden, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Churn zu reduzieren. Wenn Sie verstehen, wie Kund:innen zahlen und auf verschiedene Mahnstrategien reagieren, dann können Sie diese Prozesse gezielt optimieren.
Mehr erfahren - Lesen Sie, wie Sie mit datengestützten Insights Ihre Zahlungsflüsse optimieren können. Das behandeln wir in unserem Artikel: „4 Wege, um Ihre Zahlungsprozesse mit datenbasierten Erkenntnissen zu verbessern.“
Ein reibungsloser I2C-Prozess ist entscheidend für die Effizienz und Profitabilität Ihres Unternehmens. Doch in der Praxis treten immer wieder Probleme auf, die zu Verzögerungen, erhöhtem Verwaltungsaufwand und sogar Kundenverlusten führen können. Hier sind vier häufige Herausforderungen – und ihre Auswirkungen.
Trotz fortschreitender Digitalisierung setzen viele Unternehmen weiterhin auf manuelle Workflows in Ihren I2C-Prozessen. Resultat sind unnötige Verzögerungen, erhöhter Verwaltungsaufwand und höhere Fehleranfälligkeit – von inkorrekten Rechnungen bis hin zu falsch zugeordneten Zahlungen.
Schlechte Follow-Ups und Reminder bei überfälligen Zahlungen können zu Liquiditätsproblemen führen. Viele Unternehmen verfügen schlichtweg nicht über die richtigen Tools, um diese Verzögerungen proaktiv und smart zu vermeiden.
Große Unternehmen kämpfen oft mit veralteten Systemen und einer Mischung aus internen und externen Lösungen, welche nach und nach zusammengebaut wurden und letztendlich versteht niemand mehr so ganz, wie das damals eigentlich gedacht war und... – So fällt Automatisierung schwer, geschweige denn Skalierung!
Die Zahlungserfahrung ist Ihr häufigster Kundenkontakt – und prägt so das gesamte Kundenerlebnis. Unverständliche Rechnungen, mangelhafte Kommunikation über Preisänderungen und komplizierte Lastschriftverfahren belasten Ihre Kundenbeziehung so nachhaltig.
Die Verwaltung offener Forderungen ist ein zentraler, aber oft zeitintensiver Bestandteil Ihres Invoice-to-Cash-Prozesses. Selbst wenn Teile bereits digitalisiert sind, bleibt der manuelle Abgleich oft notwendig – insbesondere, wenn die entsprechenden Daten aus verschiedenen Quellen stammen und Systeme nicht nahtlos miteinander kommunizieren.
Das Outsourcing des Forderungsmanagements an einen externen Partner kann auf den ersten Blick attraktiv erscheinen. Viele Unternehmen verkaufen ihre Rechnungen an Factoring-Dienstleister, die dann die Forderungen übernehmen und sich um den gesamten Inkassoprozess kümmern.
Der Vorteil dabei: Sie entlasten damit Ihr Team und welches sich nun auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Die Kehrseite ist hingegen, dass Sie damit auch einen essenziellen Teil Ihrer Kundenbeziehung aus der Hand geben – an einen Dienstleister, dessen Geschäftsmodell und Vorgehensweise möglicherweise nicht mit dem Ihrer Marke und mit Ihrer eigenen Kommunikationsstrategie übereinstimmen.
Hinzu kommt: Falls Kund:innen unzufrieden mit der Art und Weise sind, wie das Factoring-Unternehmen Forderungen eintreibt, richtet sich ihr Ärger nicht gegen den Dienstleister, sondern gegen Ihr Unternehmen.
Automatisierungslösungen sind der Schlüssel, wie Sie den Verwaltungsaufwand im Forderungsmanagement reduzieren und gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Kundenbeziehungen behalten können. Durch automatisierte Prozesse lassen sich klare Regeln für unterschiedliche Szenarien definieren und Workflows dahingehend steuern, dass im gesamten I2C-Prozess zum richtigen Zeitpunkt passende Maßnahmen ergriffen werden können.
Eine Automatisierung des Forderungsmanagements verbessert nachhaltig den Umgang mit Zahlungen und optimiert Ihren Cashflow. Hier sind die zentralen Vorteile:
Effizientere Workflows – KI-gestützte Lösungen automatisieren Mahnungen, überwachen Rechnungen und erkennen Unstimmigkeiten in Echtzeit. Das reduziert manuelle Aufgaben, wie die Zuordnung von Zahlungen oder das Nachverfolgen überfälliger Rechnungen.
Mehr Zeit für strategische Arbeit – Automatisierung entlastet Ihr Team von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten und schafft Raum für wertschöpfende Initiativen.
Verbesserter Cashflow – Schnellere Zahlungen und gezielte Nachverfolgung steigern die Liquidität und sorgen für mehr finanzielle Stabilität.
Stärkere Kundenbeziehungen – Personalisierte, KI-gesteuerte Zahlungserinnerungen passen sich dem Zahlungsverhalten Ihrer Kund:innen an, fördern Vertrauen und erhöhen so die Zahlungsmoral.
Komplette finanzielle Übersicht dank smarter Integrationen – Durch die Anbindung automatisierter Forderungslösungen an ERP- und CRM-Systeme erhalten Unternehmen einen ganzheitlichen Blick auf ihre Finanzen. Das erleichtert fundierte Entscheidungen und eine präzisere Finanzplanung.
Zusammengefasst ist Automatisierung weit mehr als ein Effizienztreiber – sie ist ein strategisches Werkzeug, das Ihr Unternehmen dabei unterstützt, finanzielle Herausforderungen heute und zukünftig zu meistern. Durch automatisierte Workflows steigern Sie nicht nur Ihre betriebliche Effizienz, sondern schaffen auch eine skalierbare Grundlage für nachhaltiges Wachstum.
Wenn Sie Ihren I2C-Prozess digitalisieren und automatisieren, gewinnen Sie wertvolle Daten aus jeder Stufe des Zahlungsprozesses. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, KI- und Machine-Learning-Modelle gezielt zu trainieren und Zahlungs- sowie Kommunikationsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Warum also nicht klare Ziele auf Basis relevanter KPIs formulieren und Ihre Prozesse Schritt für Schritt für diese optimieren? Ob schnellere Zahlungseingänge, geringere Abwanderung oder weniger Papierrechnungen – KI hilft Ihnen gezielt dabei messbare Verbesserungen zu erzielen.
Mehr erfahren - Der Mobilfunkanbieter Hallon setzt sich für eine geringere Verschuldung seiner Kund:innen ein. Erfahren Sie, wie Hallon seine Inkassofälle um 80 % reduziert hat – mit einer datenbasierten Mahnstrategie, die letztendlich sowohl den Geschäftswert gesteigert hat, als auch die Kundenbindung stärkte.
Um einen effizienten I2C-Prozess aufzubauen, ist der erste Schritt die Digitalisierung des gesamten Forderungsmanagements. Durch die Automatisierung zentraler Aufgaben wie Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich kann Ihr Unternehmen Zahlungsläufe verkürzen, den Cashflow verbessern und wertvolle Zeit sparen.
Die Automatisierung des I2C-Prozesses ist zudem wichtiger Bestandteil einer noch umfassenderen Finanzprozess-Optimierung. Mit den richtigen Lösungen lassen sich Mahnprozesse effizienter gestalten, Zahlungsvorgänge reibungslos abwickeln und letztendlich präzisere Cashflow-Prognosen entwickeln. Darüber hinaus entlastet die Automatisierung Ihre Teams – Keine zeitintensiven Routineaufgaben und mehr Freiraum für strategische Themen.
Unternehmen, die auf Automatisierung in ihrem I2C-Prozess setzen, profitieren von:
Echtzeit-Integrationen – API-Lösungen verknüpfen ERP- und CRM-Systeme für nahtlose Abläufe ohne manuelle Dateneingabe.
Automatisiertem Zahlungsabgleich – KI-gestützte Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und verkürzt Zahlungsläufe.
Prädiktiven Analysen – KI- und Machine-Learning-Modelle helfen, Risiken für verspätete Zahlungen frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern.
Um sicherzustellen, dass Ihre I2C-Optimierungen auch so wirken, wie Sie es sich wünschen, sollten Sie kontinuierlich die richtigen Key Performance Indicators (KPIs) im Auge behalten. Drei zentrale Kennzahlen sind:
Days Sales Outstanding (DSO) – Eine kürzere Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang deutet auf einen verbesserten Cashflow hin.
Matching Rate – Ein hoher Anteil automatisch abgeglichener Zahlungen zeigt, dass der Verwaltungsaufwand sinkt.
NPS (Net Promoter Score) – Kundenzufriedenheit hängt von vielen Faktoren ab – aber ein reibungsloser Zahlungsprozess ist besonders in Branchen mit wenigen Kundenkontaktpunkten entscheidend!
Durch den gezielten Einsatz von Automatisierung und Datenanalysen kann Ihr Unternehmen den Cashflow optimieren, das Kundenerlebnis verbessern und operative Effizienz steigern.
Wenn Sie Ihre Invoice-to-Cash-Prozesse automatisieren und mit Hilfe KI-gestützter Lösungen optimieren, dann verbessern Sie dadurch auch Ihre Cashflow-Prognosen und minimieren Liquiditätsrisiken. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Zahlungserinnerungen rechtzeitig versendet, Zahlungen effizient nachverfolgt und Unstimmigkeiten schnell geklärt werden. Das steigert nicht nur Ihre Effizienz, sondern ermöglicht auch präzisere Cashflow-Prognosen – und damit eine bessere Kontrolle über die gesamte finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.
Mit klareren und zuverlässigeren Forecasts können Sie Ihre Geschäftsstrategie gezielt planen und Engpässe im Cashflow vermeiden. Eine Investition in I2C ist daher letztendlich eine Investition in die langfristige finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens.
Datenbasierte Einblicke verbessern nämlich nicht nur Ihre Cashflow-Prognosen, sondern optimieren auch Ihre Kreditrisikoanalyse. So schätzen Sie die Zahlungsfähigkeit neuer Kund:innen besser ein. Mit diesem proaktiven Ansatz reduzieren Sie das Risiko von verspäteten Zahlungen, stabilisieren Ihren Cashflow und sorgen für eine bessere Kundenerfahrung.
Sector Alarm setzt auf Billograms Plattform, um seine Invoice-to-Cash-Prozesse effizienter zu gestalten. Nach der Implementierung in Schweden, Norwegen und Finnland konnte das Unternehmen bedeutende Verbesserungen bei zentralen KPIs verzeichnen:
Mehr digitale Rechnungszustellungen (insgesamt 96 % in Norwegen, 85 % in Schweden, 70 % in Finnland)
Reduzierte Kosten pro Rechnung
Mehr pünktliche Zahlungen der Kund:innen
Weniger Zahlungserinnerungen und Inkassofälle
Eine Zahlungsquote von 98–99 % in allen drei Ländern innerhalb von 60 Tagen
Bjørnar Bukholm, ehemaliger Group CFO bei Sector Alarm, über die Transformation:
“Unsere Kund:innen erhalten, verstehen und bezahlen ihre Rechnungen nun deutlich einfacher. So zahlen mehr Kund:innen pünktlich, was unseren Cashflow verbessert hat. Gleichzeitig konnten wir die Anzahl der Mahnungen mehr als halbieren – das senkt unsere Kosten und schafft ein besseres Erlebnis für alle unsere Kund:innen.”
Rückgang der Kundendienstfälle
mehr Rechnungen werden pünktlich bezahlt
Rückgang der Inkassoraten
Billograms Rechnungs- und Zahlungsplattform bietet intelligente Funktionen, die Ihre Finanzprozesse optimieren werden. Durch eine nahtlose Integration in Ihre Geschäftssysteme reduziert unsere Plattform Ihren administrativen Aufwand, senkt die Anfragen an Ihren Kundenservice und verbessert das Zahlungserlebnis aller Ihrer Kund:innen.
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