Neuer Guide: Effizientere Invoice-Prozesse helfen Sicherheitsunternehmen in neue Märkte

Der Markt für Hausalarmanlagen ist hart umkämpft und der Wettbewerb ist intensiv. Unser Leitfaden bietet viele nützliche Tipps, wie Sie Ihre internen Rechnungs- und Zahlungsprozesse optimieren können. Nutzen Sie die dadurch freigewordenen Ressourcen, um beispielsweise die Antwortzeiten Ihres Kundenservices zu verkürzen, neue Services zu entwickeln und neue Märkte vor der Konkurrenz zu erschließen.

Mehr Märkte = mehr Administration?

Expansion bedeutet nicht das gleiche Produkt auf verschiedenen Märkten anzubieten. Denn aufgrund der unterschiedlichen Gesetzgebung und technischen Lösungen, unterscheidet sich von Land zu Land die Art und Weise, wie Zahlungen und Rechnungsstellung funktionieren. Der Markteintritt erfordert daher gründliche Recherche und organisatorische Flexibilität. Ein Sicherheitsunternehmen, das mit seinem internationalen Expansionsplan langfristig erfolgreich sein will, muss sein Angebot und Kundenerlebnis schnell an die Gegebenheiten jedes spezifischen Marktes anpassen können.

Sind ineffiziente Rechnungs- und Zahlungsabläufen in nur einem oder wenigen Märkten schon ein Problemfaktor für Sie? Dann besteht die Gefahr, dass die Belastung mit jedem neuen Land, in dem Sie Fuß fassen wollen, exponentiell wächst. Dabei kann internationales Wachstum eine echte Chance sein!

Tappen Sie nicht in die Outsourcing-Falle

Vor Ihrer internationalen Expansion ist es ratsam, gründlich zu prüfen und zu entscheiden, welche Funktionen intern erledigt und welche an externe Partner ausgelagert werden sollten. Die Rechnungsstellung ist häufig mit administrativ aufwendigen Prozessen verbunden. Es kann daher verlockend sein, einfach alles auszulagern, um sich stärker auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Das ist eine riskante Strategie. Die Zahlung ein entscheidender Teil Ihres Kundenerlebnisses – hier sollten Sie nicht die Kontrolle abgeben!

Der Zeitpunkt der Zahlung ist Ihr primärer Kontaktpunkt mit Ihren Kund:innen. Des Weiteren sind Fragen zur Rechnung oder zu Zahlungen die häufigsten Gründe, warum Kund:innen den Service kontaktieren. Externe Partner haben andere Prämissen und Ziele als sie. Je mehr Funktionen Sie an auslagern, desto fragmentierter wird das Kundenerlebnis insgesamt. Jede negative Erfahrung schadet letztendlich Ihrer Marke – und erhöht Ihren Churn, unabhängig davon, an welchem Punkt die Irritation aufgetreten ist.

3 Tipps für effizientere Zahlungen und ein besseres Kundenerlebnis

Diese und weitere Tipps finden Sie in unserem Effizienz-Leitfaden für Sicherheitsunternehmen. Alle zielen darauf ab, Ihre internen Prozesse sowie das Gesamterlebnis für Ihre Kund:innen zu verbessern.

1. Automatisierung

Manuelle Eingaben sollten auf ein Minimum reduziert werden. Ihre Kund:innen oder Mitarbeiter:innen sollten keine Beträge oder Referenznummern von Hand eingeben müssen. Schon sinkt das Risiko von Fehlern, deren Entdeckung und Korrektur viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Kund:innen ganz einfach automatische Zahlungsarten wie Lastschriftverfahren aktivieren können. Des weiteren können Sie Ihren Mitarbeiter:innen Zugang zu digitalen Plattformen für die automatische Zuordnung von Kund:innen und Rechnungen geben. So vermeiden Sie nervige, zeitaufwändige Fehlerbehebung, wie zum Beispiel fehlende Ziffern bei Referenznummern.

2. Proaktive Reminder

Niemand mag Zahlungserinnerungen. Erst recht nicht, wenn dabei noch Gebühren erhoben werden. Helfen Sie Ihren Kund:innen stattdessen pünktlich zu zahlen, indem Sie am Fälligkeitstag eine Zahlungserinnerung per E-Mail oder SMS versenden.

3. Interaktive Invoices

Digitalisierung ist mehr als einfach nur eine eingescannte Rechnung im PDF-Format als Anhang einer E-Mail oder SMS. Unsere Rechnungen updaten sich in Echtzeit und zeigen immer den aktuellen Status an. So sehen Ihre Kund:innen direkt, wenn Sie eine Zahlung getätigt haben. Wird beispielsweise nur ein Teil überwiesen, so zeigt die digitale Invoice nun den ausstehenden Restbetrag. Gibt es Anpassungen im Vertrag, dann wird direkt das neue Zahlungsdatum oder ähnliches angezeigt – so bleiben alle wichtigen Informationen immer up-to-date und sind mit einem Blick einsehbar. Ihren Kund:innen ist trotzdem etwas unklar? Dann integrieren Sie doch einen Chatbot, welcher mit den FAQs geschult wurde oder einen Link zum Kundenservice auf Ihrer Rechnung.