Besser integrierte Finanzsysteme – Mit KI zum Erfolg?

Bleibt die Frage: Wie lässt sich die Systemlandschaft modernisieren, um reibungslose Datenflüsse zu ermöglichen – ohne das IT-Team zu überfordern? Die gute Nachricht: Es geht. Magnus Ekenstam, Experte für Value Engineering, erklärt uns wie.

Die Finanzautomatisierung schreitet nämlich voran – doch die digitale Kluft bleibt. Viele Unternehmen haben große Fortschritte bei der Automatisierung ihrer Finanzprozesse gemacht. Dennoch zeigt sich eine deutliche Lücke zwischen digitalen Vorreitern und Nachzüglern. Das belegt eine umfassende Umfrage unter mehr als 200 CFOs, welche von Novus im Auftrag von Billogram durchgeführt wurde.

Selbst in digital sehr fortgeschrittenen Unternehmen sehen CFOs noch ungenutztes Potenzial – insbesondere in den Bereichen Reporting, Analyse, Budgetierung und Forecasting. Diese Prozesse zählen zugleich zu den zeitintensivsten Aufgaben in Finanzabteilungen.

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KI-getriebene Effizienz steht ganz oben auf der CFO-Agenda

CFOs setzen große Hoffnungen in KI, wenn es darum geht, den nächsten Automatisierungsschub zu erreichen. Effizienz durch Digitalisierung und KI – dicht gefolgt von Kosteneinsparungen – zählt in den kommenden Jahren zu den obersten Prioritäten in der Buchhaltung.

Das größte Potenzial sehen CFOs dabei in der Automatisierung repetitiver Aufgaben. Aber auch komplexere Themen wie Analysen, Prognosen und Kundenanfragen gelten als Bereiche, in denen KI smarte Unterstützung leisten kann.

Magnus Ekenstam, Value-Engineering-Experte bei Billogram, teilt die Einschätzung der Befragten: In der Finanzarbeit steckt noch immer viel ungenutztes Effizienzpotenzial.

– Trotz der Digitalisierung der letzten Jahre gibt es in vielen Unternehmen weiterhin ineffiziente manuelle Prozesse – vor allem in älteren Organisationen mit komplexer IT-Infrastruktur, erklärt er.

Schlecht integrierte Systeme bremsen Effizienzgewinne aus

Trotz großer Erwartungen an KI zeigt sich in den Antworten der CFOs ein wiederkehrendes Problem: mangelhafte Systemintegration – sowohl intern und in bestehenden Systemen, als auch nach außen und für neue Anwendungen. Etwa ein Drittel gibt an, dass manuelle Prozesse und eine schlechte Anbindung an andere Geschäftssysteme die Effizienz ihrer Rechnungs- und Zahlungsprozesse einschränken. In etwa genauso viele vermissen in ihrer aktuellen Abrechnungslösung vor allem eines: eine einfache Integration in bestehende Systemlandschaften.

„Garbage in, garbage out“ – ohne saubere Daten keine KI-Effizienz

Dass viele CFOs schlechte Systemintegration als Bremse für die Automatisierung sehen, überrascht Magnus Ekenstam nicht. Und es ist auch kein Problem, das sich durch KI allein lösen lässt:

„Um das volle Effizienzpotenzial von KI-Werkzeugen zu nutzen, muss man mit Datenpunkten strukturiert und intelligent arbeiten. Sonst lassen sich weder manuelle Schritte im Rechnungs- und Zahlungsprozess vermeiden noch verlässliche Reports erstellen. Das ist das klassische ‚Garbage in, Garbage out‘.“

Saubere, verlässliche Daten langfristig zu pflegen, ist allerdings leichter gesagt als getan:

„Die meisten Unternehmen bemühen sich zwar, ihre Datenbanken aktuell zu halten, vertrauen den Daten aber selten vollständig. Am Ende greifen sie dann doch wieder zu Excel und manuellen Zwischenlösungen – selbst nach teuren Systemeinführungen.“

Was steckt hinter dieser Lücke? Als führender Grund wird angegeben, dass Unternehmen oft Daten aus verschiedenen Quellen und Formaten erhalten – oder wichtige Datenpunkte fehlen.

„Gerade bei klassischen Abrechnungsprozessen ist das ein bekanntes Problem: Ein Anbieter übernimmt den Versand, ein anderer das Mahnwesen und so weiter. Wenn Daten aus all diesen Systemen in eine ohnehin komplexe IT-Landschaft fließen, wird es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten“, fasst Magnus zusammen.

„Ein ERP-System zu wechseln ist fast wie Herzchirurgie“

Was braucht es also wirklich, um intelligentere Datenflüsse zu ermöglichen und das Potenzial von KI und Automatisierung zu nutzen? Muss man gleich den gesamten Finance-Tech-Stack neu aufstellen?

Laut Magnus ist ein so drastischer Schritt selten eine realistische Option – vor allem für Unternehmen mit gewachsener IT-Infrastruktur, in deren Zentrum das ERP-System steht. Wer hier Veränderungen vornimmt, greift tief in viele weitere Prozesse ein.

„Wenn Ihr Unternehmen seit über 15 Jahren Rechnungs- und Kundendaten gesammelt hat, ist der Wechsel von ERP- oder CRM-Systemen fast wie eine Herzoperation“, erklärt er.

Manche Unternehmen versuchen, solche Umwälzungen zu vermeiden, indem sie einen mehrjährigen Fahrplan aufstellen und Schritt für Schritt ein neues System aufbauen, bevor das alte abgeschaltet wird. Doch laut Magnus hat auch dieser parallele Ansatz seinen Preis.

„Solche Projekte ziehen sich oft endlos hin. Sie dauern fast immer länger als geplant. Und während man noch mit der Umsetzung beschäftigt ist, entwickelt sich die Welt weiter – das ‘neue’ System ist dann veraltet, bevor es überhaupt vollständig eingeführt wurde.“

Warum es sich lohnt, Rechnungs- und Zahlungsprozesse auszulagern

Ein deutlich praktikablerer Weg zur Modernisierung besteht laut Magnus darin, die Dinge Stück für Stück anzugehen.

„Stellen Sie sich einen Turm aus Holzklötzen vor. Wenn Sie zehn Bausteine auf einmal herausziehen, stürzt alles ein. Entfernen Sie sie hingegen nacheinander, lässt sich der ganze Turm abbauen – ohne Chaos. Genauso sollten Sie bei internen Prozessen vorgehen: Identifizieren Sie die nicht geschäftskritischen Abläufe und lagern Sie so viele wie möglich davon aus.“

Ein solcher Prozess, der sich besonders gut auslagern lässt, ist das Billing – beziehungsweise der sogenannte Invoice-to-Cash (I2C).

„Mit einer API-basierten SaaS-Lösung können Sie sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. So vermeiden Sie ein aufwändiges IT-Projekt – und profitieren trotzdem von Echtzeit-Automatisierung entlang der gesamten I2C-Kette“, sagt Magnus.

Er ergänzt, dass SaaS-Lösungen heute deutlich kosteneffizienter sind als selbst betriebene On-Premise-Setups:

„Viele denken noch immer, dass Auslagerung teuer sei. Das mag vor 20 Jahren gestimmt haben – heute stimmt es nicht mehr.“

Zusätzlich entsteht ein echter Mehrwert durch frei werdende interne Ressourcen:

„Was kostet es, wenn ein erfahrener Controller jeden Monat mehrere Tage damit verbringt, Rechnungsfehler zu korrigieren oder SEPA-Mandate einzupflegen? Und was könnte diese Person stattdessen leisten, wenn diese Aufgaben wegfallen?“

Leitfaden: So gelingt die Implementierung einer modernen Billing-Plattform

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