5 häufige (und teure) Zeitfresser bei Rechnungsstellung und Zahlung

Unabhängig davon, ob das Ziel darin besteht, Kosten zu senken oder Ressourcen für die Entwicklung besserer Angebote freizusetzen – niemand möchte mehr als nötig für interne Verwaltung ausgeben. Dennoch sind es oft die grundlegendsten Prozesse, bei denen Zeit (und damit Rentabilität) verloren geht. Obwohl heutige Unternehmen ihre Rechnungsverwaltung von Ordnern auf Bildschirme verlagert haben, bleiben unnötig viele manuelle Schritte bestehen. Nachfolgend listen wir fünf Bereiche bei Rechnungsstellung und Zahlung mit großem Effizienzpotenzial auf. Erkennen Sie diese?

1. Manuelle Zuordnung von Rechnung und Zahlung

Viele Rechnungssysteme funktionieren hervorragend, solange alle Angaben korrekt sind. Sobald jedoch etwas schiefgeht – selbst wenn es nur eine einzige Ziffer in der Referenznummer ist – ist oft umfangreiche manuelle Arbeit erforderlich, um die Zahlung dem richtigen Kunden und der richtigen Rechnung zuzuordnen. Wenn das Problem nicht schnell genug gelöst wird, erhalten Kunden möglicherweise eine Mahnung für eine Rechnung, die sie als bezahlt betrachten, werden verärgert und kontaktieren den Kundendienst. Dies verschlechtert wiederum die Kundenerfahrung und erhöht die interne Arbeitsbelastung weiter.

2. Umständliche Aktivierung von Lastschriftverfahren

Ein hoher Anteil an Lastschriftzahlungen bietet mehrere Vorteile, wie erhöhte Kundenloyalität und geringeres Risiko von Fehlzahlungen. Der Weg dorthin ist jedoch oft unnötig kompliziert, sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter. Wissen Sie, wie viele Schritte Ihre Kunden durchlaufen müssen, um auf das Lastschriftverfahren umzusteigen? Und wie sieht der Prozess für Ihre Finanzabteilung aus – wird jede neue Lastschriftermächtigung zu einem zeitaufwändigen Vorgang, der manuell bearbeitet werden muss? Hier gibt es oft viel Raum für Effizienzsteigerungen.

3. Korrektur fehlgeschlagener Transaktionen

Wenn eine Zahlung nicht durchgeführt wird – beispielsweise aufgrund falscher Kontodaten oder unzureichender Kontodeckung bei einer Lastschrift – muss das Personal der Finanzabteilung oft manuell eingreifen. Fehlersuche und Korrektur fehlgeschlagener Transaktionen können zu Detektivarbeit werden und erheblich viel Zeit in Anspruch nehmen.

4. Verwaltung von Verzögerungen und Mahnungen

Jede verspätete Zahlung erzeugt zusätzlichen Aufwand in Form von Mahnungen und Nachverfolgungen, insbesondere wenn es zu einem Inkassofall kommt. Laut einer großen Umfrage zur Kundenzufriedenheit würden mehr als die Hälfte der Kunden den Kundendienst kontaktieren, wenn sie eine Inkassoforderung erhalten. Ihr Unternehmen kann also viel gewinnen, indem es proaktive Maßnahmen ergreift, um zu verhindern, dass verspätete Zahlungen überhaupt auftreten.

5. Laufende Systemwartung

Wenn Sie den gesamten Prozess von der Rechnung bis zum Zahlungseingang betrachten: Wie viele Systeme sind insgesamt erforderlich, damit Ihr Unternehmen Zahlungen von Kunden erhalten kann? Und wie gut kommunizieren diese Systeme miteinander? Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, der erforderlich ist, um ihre digitale Zahlungsinfrastruktur sicher, konform und aktuell zu halten. Ohne effektive Integrationen müssen Mitarbeiter in der Finanzabteilung und im Kundendienst viel Zeit damit verbringen, zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, um Informationen abzurufen und zu übertragen.

Bereit, Zeit und Ressourcen intelligenter zu nutzen?

Jetzt, da Sie die häufigsten Zeitfresser bei Rechnungsstellung und Zahlung kennen, ist es an der Zeit, sie zu bekämpfen. Laden Sie den Effizienzleitfaden herunter, um konkrete Tipps zu erhalten, wie Sie intern Zeit und Ressourcen freisetzen und gleichzeitig die Kundenerfahrung verbessern können.