Effektivisering, automatisering och förändringsrädsla ur ett CFO-perspektiv

I en undersökning bland ekonomichefer, genomförd av Novus på uppdrag av Billogram, uppger 7 av 10 att de är nöjda med den övergripande effektiviteten hos sina ekonomiavdelningar. Samtidigt ser många förbättringspotential – särskilt inom rapportering, budgetering samt fakturering och uppföljning av betalningar. Högst upp på priolistan framåt? Effektivisering genom digitalisering och AI.

Vi lät två experter inom området kommentera resultaten och reflektera kring det förändringsarbete som pågår i många ekonomiavdelningar just nu: Dennis Lodin, CFO på Universum och grundare av Agenda CFO, med över 20 års erfarenhet i rollen – och Rasmus Lidh, Finance Manager på Sappa, som representerar en ny generation ekonomichefer. I den här artikeln delar de med sig av sina perspektiv på både utmaningar och möjligheter.

Vill du ta del av en mer fördjupad diskussion? Se vårt inspelade webbinarium: The CFO role in times of transformation. 

Effektiv ekonomihantering: stämmer bilden med verkligheten? 

Att 70 % av CFO:erna i undersökningen uppger att de är nöjda med sin effektivitet förvånar – och provocerar – Rasmus Lidh på Sappa:

– Är de verkligen effektiva, eller gör de bara som de alltid har gjort? Jag tror att en äldre generation ekonomichefer kan ha en annan referensram för vad en effektiv process är. Men som CFO har du ett ansvar att utveckla verksamheten. Du kan inte fastna i processer som har sett likadana ut i tjugo år.

Dennis Lodin, som själv tillhör den mer erfarna skaran, håller med om att det finns mer att göra: 

– Många företag förlitar sig fortfarande på kalkylblad och manuellt arbete. Det är en av de största utmaningarna för ekonomiavdelningar idag.

I likhet med CFO:erna i undersökningen ser både Dennis och Rasmus stor potential i att använda AI och automatisering för att minska såväl intern administration som fel orsakade av den mänskliga faktorn. De resurser som därmed frigörs möjliggör för ekonomifunktionen att ta en mer strategisk roll:

– Ju fler generiska och manuella uppgifter du kan automatisera bort, desto mer tid kan du ägna åt att förstå och optimera företagets siffror. Det är där du som CFO skapar verkligt värde, förklarar Dennis.

Exempel från CFO-rapporten, baserad på vår undersökning, som visar vilken potential ekonomicheferna ser att effektivisera med AI.

Förändringsrädslan – och hur du hanterar den

Vad är det då som hindrar ekonomifunktionen från att implementera lösningar som automatiserar mer och effektiviserar arbetet?

– Jag tror det handlar om att man är för bekväm och inte vill söka nya lösningar. En annan aspekt är att effektivisering kan leda till att det behövs färre resurser. Det kan upplevas som ett hot av medarbetare som är oroliga för sina jobb, säger Dennis.

Här har CFO:n ett ansvar att skapa trygghet och förståelse i teamet, menar Rasmus:

– Du måste få människor att känna sig trygga med förändringen. Om du till exempel automatiserar vissa processer kan det frigöra tid för mer intressanta arbetsuppgifter eller öppna upp nya karriärvägar.

Från att släcka bränder till att framtidssäkra verksamheten

Ofta sätts utvecklingsinitiativ på paus för att interna resurser är upptagna med att lösa akuta problem. Men att bara "släcka bränder" är ingen hållbar strategi i längden:

– Du måste hitta sätt att avsätta tid för utveckling. Det kommer också att ge ditt företag konkurrensmässiga fördelar, säger Rasmus.

Hans råd för att lyckas?

– Gör en inventering av era viktigaste processer för att identifiera förbättringspotential. Samarbeta sedan tätt med IT-avdelningen i de projekt ni väljer att prioritera. Vi på Sappa har till exempel automatiserat hela flödet för kund- och leverantörsreskontra. Här har samarbetet med Billogram varit en viktig pusselbit i att slippa manuella och tidskrävande processer.

Dennis håller med om att samarbete är nyckeln till framgång:

– Ekonomiavdelningen kan inte jobba i ett vakuum. Du måste hela tiden arbeta tillsammans med resten av organisationen. Ju tidigare du bryter ner silos, desto bättre.

On-demand webinar om en CFO-roll i förändring

I vårt inspelade webinar The CFO role in times of transformation får du fler insikter från Dennis och Rasmus, liksom från Billograms Value Engineering-expert Magnus Ekenstam. Mycket nöje!