Article2025.04.16
Rabot Energy: Mehr Kundenzufriedenheit durch automatisierte Mahnprozesse
Pünktliche Zahlungen, volle Transparenz und zufriedenere Kunden – für Rabot Energy ist das jetzt Realität. Dank der Zusammenarbeit mit Billogram konnte das Unternehmen diese Ziele erreichen und das Kundenerlebnis deutlich verbessern. CEO Jan Rabe erklärt, wie das innovative deutsche Start-up gemeinsam mit seinem Partner die Prozesse rund um Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Kundenservice neu gedacht hat. Und die automatisierte Mahnung ist dabei nur der Anfang.
Schnelles Wachstum erfordert skalierbare Systeme
Rabot Energy wurde 2021 als Greentech-Start-up gegründet und bietet als unabhängiger Anbieter dynamische Stromtarife in Deutschland an. Aufgrund der Energiewende stießen diese Tarife auf großes Interesse, und das Unternehmen wuchs in kurzer Zeit stark. „Unsere Herausforderung war, dass unser System nicht so schnell skalieren konnte, wie wir es gebraucht hätten. Die Abrechnung und der Kundenservice stießen bald an ihre Kapazitätsgrenzen“, so Rabe. „Wir stehen im ständigen Austausch mit unseren Kunden und entwickeln unser Produkt entsprechend weiter. Deshalb waren wir auf der Suche nach einem verlässlichen Partner, der unser Wachstum unterstützt.“
Zahlungsübersicht als Schlüssel zur Kundenzufriedenheit
Ein weiteres Problem der alten Lösung: Es fehlte an Überblick über bezahlte und unbezahlte Rechnungen. „Unsere Kunden sind technikaffin und offen für neue Lösungen. Was sie vor allem wollen, ist Transparenz – über ihren Verbrauch und die Möglichkeit, Lasten aktiv zu steuern“, sagt Rabe. Dafür brauchen sie intelligente Zähler und smarte Tools. Doch mit wachsender Kundenzahl wurde das System zunehmend unübersichtlich. Besonders die stark schwankenden Strompreise erschwerten die Nachverfolgung. „Wir mussten Mahnungen und Inkassoschreiben oft manuell verschicken – nicht immer zum richtigen Zeitpunkt, einfach weil uns die Kapazitäten fehlten.“ Ein effizientes System zur Entlastung war dringend notwendig.
Positive Veränderungen innerhalb eines Jahres
Die Partnerschaft mit Billogram begann im vergangenen Jahr. „Nach einem ersten Austausch über unsere Herausforderungen waren wir schnell auf einer Wellenlänge“, so Sören Steckmest, VP Western and Central Europe bei Billogram. Gemeinsam wurde eine Lösung konfiguriert, die auf die Anforderungen von Rabot Energy zugeschnitten ist. „Unsere Software automatisiert nun die gesamte Rechnungsstellung und macht sie deutlich effizienter“, ergänzt Steckmest.
Vier zentrale Verbesserungen durch die Zusammenarbeit
1. Automatisierte & flexible Rechnungsstellung
Kunden erhalten ihre Rechnungen pünktlich und transparent – egal ob bei dynamischen oder festen Tarifen. Der gesamte Prozess inklusive Versand ist automatisiert. Seit Zusammenarbeit von Billogram ist die Zahl der fristgerechten Zahlungen um rund 30 % gestiegen. Auch der Anteil der Lastschriftzahlungen hat zugenommen – ein Plus für die Zahlungssicherheit.
2. Klarere Kommunikation & weniger Aufwand für Kunden
Dank intuitiver Darstellung und Echtzeit-Updates verstehen Kunden ihre Rechnungen und Zahlungen besser. Ein Self-Service-Portal ermöglicht direkte Kommunikation über die Rechnungsoberfläche, inklusive Nachrichten, Rückfragen und Klärungen – ohne Umwege über den Kundenservice. Das reduziert Rückfragen und senkt die Rückbuchungsquote um ca. 20 %.
3. Intelligente Mahnprozesse für schnelle Lösungen
Bei Zahlungsverzug sorgen automatisierte Mahnprozesse für schnelle Klärung. Vor der Fälligkeit erinnern Soft-Mahnungen per E-Mail oder Post an die Zahlung. Die Prozesse sind individuell konfigurierbar – z. B. je nach Kundentreue oder bisherigem Zahlungsverhalten.
4. Skalierbarkeit für die Zukunft
Dank moderner, API-fähiger ERP- und Output-Systeme konnte Rabot Energy Billogram reibungslos integrieren. Die Lösung wächst mit – auch bei wachsender Kundenzahl und steigenden Transaktionen, da die SaaS-Plattform von Billogram ist für große Volumen ausgelegt.
Jan Rabe, CEO von Rabot Energy
Geteilte Werte: Kundenzufriedenheit und Nutzerfreundlichkeit
Von Beginn an stand fest: Rabot Energy und Billogram setzen auf zufriedene Kunden und eine benutzerfreundliche Lösung. „Was wir an Billogram schätzen, ist die individuelle Anpassung – keine Standardlösung von der Stange“, betont Jan Rabe. Besonders überzeugten ihn die kundenzentrierten Funktionen wie das Self-Service-Portal und die übersichtliche Rechnungsdarstellung. Gerade im deutschen Energiemarkt wünschen sich Verbraucher zunehmend digitalen Zugriff auf ihre Abrechnungsdaten – und genau das wird jetzt möglich.
Die Energiewende bringt für Rabot Energy viele Chancen mit sich – und das Start-up will weiter wachsen. Um die Kundenzufriedenheit als Wettbewerbsvorteil zu sichern, wird die Partnerschaft mit Billogram weiter ausgebaut. So kann das Abrechnungssystem fortlaufend an neue Anforderungen angepasst werden.