Die digitale Kluft: Gibt es ein A- und B-Team unter heutigen Finanzabteilungen?

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Rechnungsstellung und Zahlungen: Die am stärksten und am wenigsten automatisierten Schritte

Die von Novus im Auftrag von Billogram durchgeführte Umfrage zeigt: Die meisten Finanzabteilungen in Schweden haben ihre Prozesse rund um Rechnungsstellung und Zahlung bereits in hohem Maße automatisiert – insbesondere in den frühen Phasen wie Rechnungserstellung und -versand.

Deutlich weniger automatisiert sind hingegen Mahnprozesse, Inkasso sowie Reporting und Analyse. Viele Unternehmen bearbeiten diese Schritte noch teilweise manuell. Und es gibt auch Nachzügler: 14 % der Befragten geben an, dass selbst die Rechnungserstellung und -verteilung bei ihnen noch komplett ohne Automatisierung ablaufen.

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Legacy-Systeme vs. "Born Digital"

Beim Thema Effizienz in der Rechnungsstellung zeigen sich große Unterschiede zwischen den Finanzabteilungen. Doch worauf ist diese Lücke zurückzuführen?

Magnus Ekenstam, Value Engineering-Experte bei Billogram, unterstützt seit vielen Jahren Unternehmen verschiedener Branchen dabei, ihre internen Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren. Seiner Erfahrung nach hängt der Unterschied vor allem mit der jeweiligen Systemlandschaft zusammen.

„Gerade ältere Unternehmen kämpfen häufig mit starren Legacy-Systemen und lokalen IT-Setups. Manchmal wird versucht, mit neuen Tools auf veraltete Strukturen aufzubauen – was selten gut funktioniert. Da IT-Teams oft mit dringlicheren Projekten ausgelastet sind, bleibt der Finanzabteilung oft nichts anderes übrig, als sich mit einer ‚ausreichend guten‘ Lösung zu arrangieren.“

Auf der anderen Seite des Spektrums sieht es ganz anders aus:

„Es gibt Unternehmen, die digital aufgewachsen sind – also von Anfang an auf eine agile, effiziente IT-Infrastruktur gesetzt haben, oft auf Basis von SaaS-Lösungen. Ein gutes Beispiel dafür ist der Energieversorger Rebel, der bewusst auf Legacy-Technologien verzichtet.“

Rechnungsstellung: Weniger als ein Tag oder eine ganze Arbeitswoche

Die digitale Kluft zeigt sich auch in der Zeitspanne, die für einen typischen Rechnungslauf benötigt wird. Während mehr als die Hälfte der CFOs angibt, dass dies weniger als einen Tag dauert, brauchen fast ein Viertel mindestens drei Tage dafür. Bei 7 % dauert der Vorgang sogar länger als fünf Tage – also eine ganze Arbeitswoche.

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„Eine halbe Million Rechnungen in ein paar Stunden – heute keine große Sache“

Was gilt also als schneller Rechnungslauf? Magnus erklärt, dass das stark von der Perspektive abhängt:

„Ich habe Unternehmen gesehen, die ihren Rechnungslauf von über einer Woche auf zwei bis fünf Tage verkürzt haben. Für sie ist das natürlich ein riesiger Fortschritt – aber im Vergleich zu modernen Lösungen ist das noch Steinzeit. Heute lassen sich problemlos eine halbe Million Rechnungen in wenigen Stunden verschicken.“

Magnus erklärt, was die Rechnungsstellung typischerweise ausbremst:

„In klassischen Setups läuft die Rechnungsstellung oft über große, dateibasierte Batch-Prozesse. Alle Daten werden auf einmal übertragen – und schon der kleinste Fehler kann den gesamten Lauf zum Stillstand bringen. Das führt zu aufwendiger Fehlersuche, Rückbuchungen ganzer Rechnungsbatches und unnötigen Anrufen bei einem ohnehin ausgelasteten Kundenservice.“

Doch es geht auch anders:

„Mit einer modernen, API-basierten Rechnungsplattform ist der Ablauf deutlich robuster. Wenn ein paar Rechnungen fehlerhaft sind, muss nicht gleich der komplette Lauf gestoppt werden. Die gültigen Rechnungen gehen wie geplant raus, während die fehlerhaften in Echtzeit markiert und parallel bearbeitet werden – oft automatisch über vordefinierte Workflows. Das Ergebnis? Keine Unterbrechung für Ihre Kund:innen, weniger Druck auf den Support und ein durchgängiger Cashflow.“

Ineffiziente Rechnungsstellung = Wachstumsbremse

Was gewinnen Unternehmen, wenn sie ihre Rechnungsstellung optimieren – außer einer entlasteten Finanzabteilung? Eine Möglichkeit, diese Frage zu beantworten: Was riskiert man, wenn man es nicht tut? Eine der größten Gefahren ist gebremstes Wachstum.

„Ihr Unternehmen hat vielleicht ambitionierte Pläne: Skalierung, neue Märkte, neue Produkte. Und dann stellt sich heraus, dass Ihre Abrechnungs- und Finanzsysteme nicht flexibel genug sind, um das zu unterstützen – es sei denn, Sie starten ein großes IT-Projekt. Also kippen Sie die Pläne. Oder Sie setzen sie trotzdem um – mit einem Workaround, der alles nur noch komplexer macht.“

Ein weiteres, häufig genanntes Schmerzthema: fehlende Systemintegration. Denn wenn Fach- und Finanzsysteme nicht reibungslos zusammenspielen, wie soll Ihre Finanzabteilung dann die Effizienzpotenziale neuer Technologien – etwa durch KI – wirklich ausschöpfen?

Verpassen Sie nicht den Artikel Rufen wir alle: Bessere integrierte Finanzsysteme!, in dem Magnus praktische Tipps gibt, wie Sie die Systemlandschaft Ihres Unternehmens modernisieren – ohne ein Mammutprojekt zu starten.

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