Alt er en IT-sak - også hvordan virksomheten din tar betalt

Ansvaret for invoice-to-cash (I2C) – altså prosessen fra en faktura opprettes til betalingen er mottatt og bokført – ligger naturlig nok primært hos økonomiavdelingen. Samtidig er I2C en sentral del av virksomhetens digitale infrastruktur og berører en rekke IT-relaterte områder, blant annet:

As such, how a company handles billing and payments directly impacts a wide range of IT-related areas, such as:

• Datasikkerhet og etterlevelse av regelverk som DORA og NIS2

• API-er og integrasjoner mellom forretningskritiske systemer

• Automatisering og muligheten til å ta i bruk KI-drevne effektiviseringer

• Selvbetjening og andre elementer som gir en smidig digital kundeopplevelse
  

Disse faktorene er – eller bør være – avgjørende for om en ny løsning i det hele tatt skal implementeres. Utfordringen er at IT ofte blir involvert sent i anskaffelsesprosessen, når andre interessenter i praksis allerede har bestemt seg.

Begynner du som IT-leder å stille kritiske spørsmål på dette tidspunktet, risikerer du å havne i den lite takknemlige rollen som en flaskehals. En potensiell leverandør kan for eksempel bli diskvalifisert på grunn av manglende datasikkerhet, og hele evalueringsprosessen må tas flere steg tilbake. Noe som sjelden skaper begeistring.

Alle påvirkes når ITs perspektiv mangler

Årsakene til at IT ikke involveres proaktivt varierer. Det kan handle om manglende forståelse i resten av organisasjonen, men også om ren tidsmangel på grunn av et fullt IT-roadmap. Uansett årsak kan det å ikke få gi innspill i tide føre til en rekke frustrerende konsekvenser.

Kanskje kjenner du igjen noen av disse fra andre prosesser der IT kom for sent på banen:

• Implementeringer trekker ut i tid og forsinker andre initiativer

• Lite effektive integrasjoner tvinger både ditt team og andre til kompliserte omveier

• Lav datakvalitet og manuell registrering øker risikoen for feil i prosesser og rapportering

• Begrensede muligheter for skalering og automatisering bremser videre vekst
  

En I2C-løsning som ikke er bygget for å fungere sømløst med resten av systemlandskapet, risikerer å skape siloer og økt arbeidsbelastning. Det rammer ikke bare IT-teamet – men også avdelinger som økonomi og kundeservice.

Det som er bra for IT, er bra for forretningen (og omvendt)

La oss snakke om muligheter fremfor problemer.

En I2C-løsning utviklet av it-folk, for it-folk, kan bli en kraftfull katalysator for innovasjon i hele organisasjonen. Noen av gevinstene er:

• Mindre manuelt arbeid = mer tid til verdiskapende oppgaver

• En moderne og skalerbar IT-arkitektur = enklere vekst på tvers av kunder, produkter og markeder

• En smidigere betalingsopplevelse for kundene = færre henvendelser til kundeservice

I tillegg: Jo mer virksomheten automatiserer og strukturerer disse prosessene, desto større muligheter får dere til å optimalisere betalingsflyten ved hjelp av datadrevne innsikter.

7 spørsmål du bør ta opp tidlig når en ny betalingsløsning vurderes

Avslutningsvis vil vi i Billogram oppfordre deg som IT-leder til å ta en proaktiv rolle i viktige beslutninger knyttet til hvordan virksomheten håndterer fakturering og betaling.

For å gjøre det enklere har vi samlet syv kontrollspørsmål det lønner seg å stille tidlig i prosessen:

1. Hvor mange leverandører kan den nye løsningen erstatte?

2. Er API-et en motor for innovasjon – eller en fremtidig teknisk gjeld?

3. Hvordan påvirkes vår etterlevelse av relevante regelverk?

4. Oppfyller leverandøren våre absolutte krav til informasjonssikkerhet?

5. Kan løsningen skaleres i takt med virksomheten?

6. Kostnad versus forretningsverdi – hva blir den reelle ROI-en?

7. Hvor mye vedlikehold vil kreves, og hvem har ansvaret for det?
   

Nysgjerrig på hvordan disse vurderingene ser ut i praksis?

Da Rebel vurderte hvordan de skulle håndtere gjentakende betalinger, sto de overfor mange av de samme spørsmålene knyttet til skalerbarhet, integrasjoner, sikkerhet og langsiktig vedlikehold. Én konklusjon ble raskt tydelig: å bygge og eie betalingsinfrastrukturen selv var ikke der de ville skape mest verdi.

Les caset og se hvordan Rebel gikk frem i beslutningsprosessen — og hvordan valget av riktig betalingsplattform gjorde det mulig å skalere virksomheten uten at betalingene ble et tungt IT-prosjekt.