Effektiviser kundeservice med KI – direkte på fakturaen

Ifølge en undersøkelse blant over 200 økonomisjefer ligger effektiviseringer og kostnadsbesparelser øverst på økonomiavdelingenes prioriteringsliste. Og man ser store muligheter til å effektivisere ved hjelp av KI og ny teknologi – primært ved å:

• Automatisere repetitive oppgaver

• Forbedre analyser og prognoser

• Redusere tidsbruken for kundeservicehenvendelser

Last ned og les CFO-rapporten hvis du vil dykke dypere ned i benchmarks, innsikt og analyser fra undersøkelsen.

Chatbot for fakturaspørsmål = en lavthengende KI-frukt

I det siste har KI-verktøyene gått fra forhåpninger og potensial til konkret funksjonalitet. Ifølge KI-ekspert Errol Koolmeister bør du prioritere KI-satsingene dine basert på de tre variablene verdi, gjennomførbarhet og gjenbrukbarhet. Den raskeste effekten får du ved å forbedre dine eksisterende prosesser.

Én måte å oppnå stor effektivisering med relativt liten innsats på, er å la en KI-drevet chatbot svare på vanlige fakturaspørsmål fra kundene dine. Og, når forutsetningene er de rette, også løse enklere saker. Økonomisjefene i den ovennevnte undersøkelsen er med andre ord på rett spor når de ser tidsbesparelse hos kundeservice som en mulig KI-optimalisering.

Med Agentic Assist hjelper KI kundene dine direkte på fakturaen

Carl Oscar Aaro, Generative AI Engineer i Billogram, deler økonomisjefenes syn. Han er med på å utvikle funksjonen Agentic Assist: en KI-chatbot som kan svare på spørsmål direkte i Billograms digitale og interaktive fakturagrensesnitt.

– Muligheten til å la kunder stille spørsmål til kundeservice på fakturaen har vi tilbudt lenge. Det nye er at bedriften din nå kan velge å bemanne chatten med en KI-bot som et supplement til dine menneskelige supportmedarbeidere, forklarer Carl Oscar.

Han mener at chatroboter lenge har hatt et dårlig rykte, men at de siste årenes sprang i utviklingen innen generativ KI og språkmodeller har endret situasjonen fullstendig:

– AI har blitt utrolig mye bedre til å tolke vår intensjon, selv når vi uttrykker oss utydelig. På kort tid har vi vent oss til dette nye nivået. Det påvirker hvilke forventninger vi som forbrukere har til bedrifters evne til raskt å gi oss svar av høy kvalitet, uten å måtte vente på at en medarbeider skal ha tid til oss.

Et løft for effektiviteten – og kundeopplevelsen

Å la KI-chatboten gå fra å svare på fakturaspørsmål til også å utføre enklere handlinger ser Carl Oscar som et naturlig neste steg. Men han forstår bedrifter som nøler:

– Det krever et grundig forarbeid med å sette opp tydelige regler for hvordan KIen skal oppføre seg og ikke, slik at den følger bedriftens retningslinjer. Den kan jo ikke for eksempel la seg overtale til å fjerne en faktura som kunden faktisk skal betale.

Men, understreker han, dette forarbeidet gir verdifull lønn for strevet – både når det gjelder intern effektivitet og kundeopplevelsen:

– Spørsmål som gjelder faktura og betaling utgjør ofte en stor andel av en bedrifts supporthenvendelser. Ved å la KI løse enklere oppgaver kan du få ned håndteringstiden til nær null for mange vanlige saker, mens dine medarbeidere kan fokusere på mer komplekse forespørsler.

Hvilke oppgaver kan du overlate til en KI-chatbot for fakturaspørsmål?

Her nedenfor lister vi eksempler på hva en KI-chatbot for fakturaspørsmål kan håndtere i dag, men også hvilke muligheter Carl Oscar og teamet hans ser på lengre sikt.

Dette kan KI-chatboten løse i dag

Bedrifter som har aktivert KI-funksjonen Agentic Assist i Billograms plattform kan allerede nå la chatboten hjelpe til med følgende oppgaver – direkte i det interaktive fakturagrensesnittet:

• Gi svar på spørsmål om en aktuell faktura (beløp, forfallsdato, KID-nummer etc.)

• Forklare hvilke betalingsmåter som er tilgjengelige og hvordan kunden kan bytte (f.eks. AvtaleGiro, Vipps, kortbetaling eller bankoverføring)

• Besvare spørsmålene på samme språk som kunden stiller dem på

• Gi svar angående fakturahistorikk (f.eks. forklare hvorfor den aktuelle fakturaen har et høyere beløp enn den fra forrige måned)

• Henvise kunden videre til support ved behov (inkludert en kort oppsummering av saken og hva kunden bør tenke på i sin videre dialog med supporten)

Funksjonalitet som er på vei

Agentic Assist utvikles kontinuerlig. Og i takt med at MCP-servere* begynner å brukes på bredere front, vokser også de potensielle bruksområdene. I en nær fremtid vil det være mulig å koble på funksjonene nedenfor, tilpasset etter hver bedrifts egne regler og retningslinjer:

• Sette utsettelse til å betale senere hvis en kunde ber om betalingsutsettelse

• Automatisk skrive av en eventuell purreavgift om kunden nylig har betalt

• Opprette en sak til kundestøtte for kunden i tilfeller som krever en menneskelig beslutning

• Foreslå aktivering av «myke» påminnelser (slik at kunden i fortsettelsen får en varsling via f.eks. SMS eller e-post på forfallsdatoen for å minimere risikoen for å gå glipp av en faktura)

• Foreslå bytte til mer effektive betalingsmåter (f.eks. tipse kunden om å aktivere AvtaleGiro)

• Be kunden om verdifull tilbakemelding direkte i dialogen

Tenkbare funksjoner som kan utvikles lenger frem

Carl Oscar ser frem til å fortsette å utvikle KI-funksjonalitet for mer effektiv support og smidigere kundeopplevelser fremover, i nært samarbeid med både kolleger og kundebedrifter. Fremfor alt ser han stort potensial i å sette opp flere smarte integrasjoner via både MCP-servere og klassiske APIer. Dette gjør det mulig for Agentic Assist å kombinere data fra flere kilder for å løse – og på sikt forebygge – kundenes fakturaspørsmål. Her er noen eksempler på hva det ville kunne innebære:

• Hente relevant data fra CRM, bookingsystem og andre tredjepartstjenester (for å f.eks. justere beløpet eller makulere en faktura om en tjeneste er avbestilt)

• Gjennomføre bytte av distribusjonskanal, betalingsmåte eller abonnementsform (ut fra kundens ønske)

• Gi skreddersydde forslag til tjenester og opplegg (basert på kundens historikk og bruksmønster)

• Mate inn innsamlet tilbakemelding direkte i CRM-systemet (for å effektivisere arbeidet med kundeinnsikt)

• Dele informasjon og samhandle med andre KI-verktøy som bedriften bruker for å ta automatiseringen av betalingsflyter og andre økonomiprosesser til et helt nytt nivå.

*Hva er MCP (Model Context Protocol)?

En MCP-server kan beskrives som et API for KI-agenter. MCP-utviklingen drives som et åpent initiativ, der flere store aktører innen KI-området bidrar til å skape felles standarder for KI-samarbeid.

I takt med at bedrifter bruker stadig flere ulike KI-verktøy, øker også behovet for at disse skal kunne samspille på en effektiv måte. Via MCP-servere kan ulike KI-agenter eller -roboter dele data og instruksjoner med hverandre, og dermed få tilgang til en større kontekst rundt oppgaven de skal utføre.

I forlengelsen muliggjør denne utviklingen automatisering av flere steg i ulike prosesser, der det tidligere har krevd manuell håndtering. Mer konkret kan dette for eksempel innebære at:

• En KI-agent som analyserer kundedata kan be en annen KI-agent om å opprette personlige e-postutsendelser til visse kundegrupper.

• En tredje agent kan ta over og planlegge e-postutsendelsene i et CRM-system.

Oppdag hva Billogram kan gjøre for deg

Vil du vite mer om KI-funksjonen Agentic Assist – eller om alle de andre måtene Billogram kan forenkle bedriftens faktura- og betalingshåndtering på? Ikke nøl med å ta kontakt, så avtaler vi et uforpliktende møte.